Privatlivspolitik

1. INTRODKTION

1.1 Selskabsadvokaterne Advokatfirma P/S (”vi”, ”vores”, ”os”) er et advokatpartnerselskab med kontor i Trelleborggade 15, 1. th., 2200 Nordhavn med CVR-nummer: 39 35 85 30.

1.2 Vi behandler personoplysninger som en naturlig del af vores aktiviteter som advokatselskab og vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger på de vilkår, der er angivet i denne politik (”Privatlivspolitikken”).

1.3 Vores Privatlivspolitik er opdelt i to dele. I den første del kan du læse om vores specifikke behandlingsaktiviteter. I den anden del kan du læse om generelle bestemmelser, der gælder for alle specifikke behandlingsaktiviteter.

1.4 Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at gøre dine rettigheder gældende, er du velkommen til at kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: advokat@selskabsadvokaterne.dk
Telefon: +45 45 23 00 10

2. SPECIFIKKE BEHANDLINGSAKTIVITETER

2.1 Klientforhold

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger om dig som klient for at varetage alle administrative opgaver forbundet med klientforholdet. Dette omfatter korrespondance, sagsoprettelse og vores overholdelse af forpligtelserne i De Advokatetiske Regler og hvidvaskloven.

Følgende personoplysninger indgår i vores behandling:

- Navn
- Titel
- Firma
- Adresse
- E-mail
- Telefonnummer
- CPR-nummer (personlig klient eller reel ejer)
- Personligt billede ID (kørekort, pas el. lign.)
- PEP-status

Vores juridiske grundlag for at behandle almindelige personoplysninger i klientforholdet følger af GDPR artikel 6(1)(b) om behandling, der er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Vores juridiske grundlag for at behandle almindelige personoplysninger som dokumentation for vores overholdelse af forpligtelserne i De Advokatetiske Regler og hvidvaskloven følger af GDPR artikel 6(1)(c) om behandling der er nødvendig til opfyldelse af lovkrav, jf. hvidvasklovens kapitel 3 om kundekendskabsproceduren, og retsplejelovens kapitel 12 om udøvelse af advokatvirksomhed (derunder De Advokatetiske Regler).

Vores juridiske grundlag for at behandle CPR-nummer er databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 om private virksomheders mulighed for at behandle personnummer, når det følger af lovgivningen (hvidvaskloven).

Opbevaring

Vi opbevarer som udgangspunkt sagsoplysninger indtil 5 år efter sagens afslutning. Fristen er fastsat under hensyn til De Advokatetiske Regler om opbevaring af sagsoplysninger.

Vi kan efter konkrete omstændigheder vælge at opbevare sagsoplysninger i 10 år fra sagens afslutning på vegne af vores klient, f.eks. hvis der er tale om retsskabende dokumenter (forlig, domme, kendelser eller lignende), jf. forældelseslovens § 5, stk. 1, nr. 3.

Vi kan efter konkrete omstændigheder vælge en 10-års opbevaring, hvis der har været et særligt ansvar forbundet med vores sagsførelsen for at tage hensyn til den absolutte forældelsesfrist på 10 år for vores eget ansvar, jf. forældelseslovens § 3, stk. 3, nr. 2 og 4.

Oplysninger, som indhentes på baggrund af kundekendskabsprocedurerne i hvidvaskloven, opbevares i 5 år fra indsamlingstidspunktet, men bliver løbende opdateret i forbindelse med nye sager, hvorefter 5-årsfristen løber på ny. Disse principper følger af hvidvasklovens § 30.

Evt. personoplysninger, der behandles til brug for bogføringsmateriale, opbevares med bogføringsmaterialet i løbende år + 5 år, jf. bogføringslovens § 12.

Kilder

- Klient
- Offentlige registre, fx CVR-registret eller Tinglysningsretten

2.2 Sagsbehandling

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

I vores sagsbehandling behandler vi en række personoplysninger afhængigt af, hvad sagen vedrører. Det omfatter således behandling af personoplysninger om vores egen klient, herunder dennes ansatte eller øvrige personlige interessenter. Det omfatter ligeledes modparter, dommere, vidner og andre aktører, som er relevante for sagen. Formålet med behandlingen er at varetage klienternes interesser.

Følgende personoplysninger indgår typisk i behandlingen:

- Navn
- Titel
- E-mail
- Firma
- Telefonnummer
- Enhver anden personoplysning, der er relevant for at fastlægge, påberåbe eller afgøre et retskrav.

Vores juridiske grundlag for at behandle almindelige personoplysninger følger af GDPR artikel 6(1)(f) om legitim interesse. Den legitime interesse fastlægges af De Advokatetiske Regler, som udspringer af retsplejelovens § 126, stk. 1 om god advokatskik.

Vores juridiske grundlag for at behandle særlige kategorier af personoplysninger følger af GDPR artikel GDPR artikel 9(2)(f) om fastlæggelse af retskrav, jf. varetagelsen af klienternes tarv i medfør af god advokatskik.

Vores juridiske grundlag for at behandle oplysninger om strafbare forhold følger af GDPR artikel GDPR artikel 10, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, 2. pkt.

Samtlige behandlingsgrundlag følger dermed af en legitim interesse, der udspringer af vores klienters interesser, og som dermed ikke tilsidesætter den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder på baggrund af rammerne fastlagt for god advokatskik.

Opbevaring

Vi opbevarer som udgangspunkt sagsoplysninger indtil 5 år efter sagens afslutning. Fristen er fastsat under hensyn til De Advokatetiske Regler om opbevaring af sagsoplysninger.

Kilder

- Domstolene
- Vores klient
- Modparter
- Offentlige registre
- Offentlige kilder (dagblade, sociale medier, mv.)

2.3 Samarbejdspartnere og leverandører

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

Vi behandler personoplysninger i forbindelse med almindelig korrespondance i leverandørforhold og samarbejder.

Følgende personoplysninger indgår i vores behandling med dig:

- Navn
- Stilling
- E-mail
- Telefonnummer

Vores juridiske grundlag for at behandle personoplysninger følge af GDPR, artikel 6(1)(b) om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt.

Opbevaring

Kontaktoplysninger på medarbejdere hos vores leverandører og samarbejdspartnere opbevares i indtil 3 år efter kontraktens ophør jf. forældelseslovens § 3, stk. 1.

2.4 Sociale medier

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

Vi er aktive på LinkedIn. Når du interagerer med os på dette medier, gør du oplysninger tilgængelige for os og det sociale medie, eksempelvis når du reagerer på vores opslag, kommenterer eller deler opslag, ligesom vi behandler oplysninger om, at du ”synes godt om” os eller følger os på det sociale medie.

Selskabsadvokaterne og LinkedIn, betragtes som fælles dataansvarlige og du bør derfor være opmærksom på, at LinkedIn også behandler deres egne oplysninger om dig.

Aftalen om fælles dataansvar finder du her. Du kan læse mere om LinkedIns selvstændige behandling af personoplysninger her.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger følger af GDPR art. 6(1)(f) om behandling der er nødvendig for, at vi kan forfølge en legitim interesse, hvor dine interesser ikke tilsidesættes, fordi din deltagelse på sociale medier er frivillig for dig på de vilkår, der er gældende på sociale medier.

Opbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for os at behandle. Vi sletter som udgangspunkt ikke opslag. Du kan forsøge at redigere eller slette opslag, du har lavet på vores virksomhedsside via det sociale medies funktioner.

Kilder

- Dig
- LinkedIn

2.5 Øvrig kontakt

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

Du kan kontakte os på telefon, via kontaktformularen på hjemmesiden eller rette henvendelse til en af vores medarbejdere på de e-mailadresser, som er angivet på vores hjemmeside.

Når du sender os en e-mail eller kontakter os på telefon, behandler vi naturligvis dine kontaktoplysninger og indholdet af din meddelelse.

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR artikel 6(1)(f) om behandling på baggrund af en legitim interesse, hvor dine rettigheder ikke tilsidesættes, da vi kun behandler det allerhøjest nødvendige til besvarelse af din henvendelse. Hvis din henvendelse drejer sig om et klientforhold eller en sag, gælder de betingelser, der er beskrevet i afsnittene herom.

Opbevaring

Korrespondancen slettes, når de ikke længere er nødvendige til opfyldelse af formålet (besvarelse af henvendelsen) eller efter 6 måneder fra sidste korrespondance.

2.6 Jobansøgninger

Formål, kategorier af personoplysninger og retsgrundlag

Hvis du ønsker at søge en stilling hos os, kan du sende os dit CV og ansøgning samt eventuelle referencer, som vi kan kontakte med din accept. Vi behandler herefter dit navn, e-mail og de øvrige oplysninger, der fremgår af din ansøgning. Al behandling er fortrolig og sker udelukkende i rekrutteringsøjemed. Dine oplysninger videregives ikke uden dit samtykke.

Vores juridiske grundlag for at behandle dine personoplysninger er GDPR, artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, der er nødvendig til opfyldelsen af en kontrakt, herunder korrespondance forud for indgåelse af en kontrakt, som finder sted på din anmodning.

Opbevaring

Opbevaringstiden er 6 måneder efter modtagelse i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer om opbevaringstiden for jobansøgninger. Hvis vi ønsker at gemme din ansøgning i mere end 6 måneder, vil vi fremsende en e-mail til dig, hvor du bliver inviteret til at give samtykke til en konkret angivet forlængelse af opbevaringstiden.

Kilder

- Dig
- Angivet reference

3. GENERELLE BESTEMMELSER

3.1 Oplysningspligten over for modparter og accessoriske personer

3.1.1 I medfør af GDPR artikel 14(5) kan vi undtagelsesvis undlade at give besked om vores behandling af personoplysninger, navnlig hvis:

meddelelse af sådanne oplysninger viser sig umulig eller vil kræve en uforholdsmæssigt stor indsats, eller
personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af vores lovbestemte tavshedspligt.

3.1.2 Vi betragter i den forbindelse de fleste personoplysninger vi behandler som relevante for vores konkrete sagsbehandling i den enkelte sag. Det betyder, at det almindelige virke som advokat efter vores vurdering ikke tilsidesætter de hensyn oplysningspligten skal imødekomme. Derfor får de fleste personer besked om vores behandling af personoplysninger gennem almindelig korrespondance og henvisning til Privatlivspolitikken. Der er imidlertid også personer, der betragtes som accessoriske til selve sagen og dermed ikke får selvstændig besked om vores aktiviteter. Det gælder eksempelvis dommere, embedsmænd, vidner, og andre personer, der i kraft af deres stilling eller naturlige del af en given sag, ikke er reel genstand for sagens førelse, eller hvor meddelelse til disse personer tilsidesætter fortrolighedshensyn.

3.2 Modtagere af personoplysninger

3.2.1 Vi anvender sikkerhedsgodkendte databehandlere, som hjælper os med IT- eller andre tjenesteydelser. Når vi anvender databehandlere, er der indgået en databehandleraftale, der fastsætter genstanden for og varigheden af behandlingen, behandlingens karakter og formål, typen af personoplysninger og kategorierne af registrerede samt den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder.

3.2.2 Vi videregiver personoplysninger som led i vores sagsbehandling, herunder til offentlige myndigheder, domstolene og modparter, når det er nødvendigt for at varetage vores klienters interesse. Videregivelse hviler således på vores klienters rettigheder og forpligtelser sammen med vores anbefalede handlinger i kraft af advokathvervet.

3.2.3 Det kan også være nødvendigt at videregive personoplysninger på baggrund af specifikke lovkrav til os som advokatselskab, fx til Hvidvasksekretariatet. Enhver videregivelse sker med modvægt i advokatens lovbestemte tavshedspligt og kræver således tungtvejende årsager.

3.2.4 Vi overfører i begrænset omfang personoplysninger til tredjelande. I sagsbehandllingsøjemed kan det ske konkret i enkeltestående tilfælde i medfør af GDPR artikel 49(1)(e) om overførsler, der er nødvendige for at varetage interesser i et retskrav. Enkelte IT-services indeholder hostingydelser (cloud), som kan anses som tredjelandsoverførsler efter databeskyttelsesreglerne. Når der er tale om databehandling på vores vegne, sker overførslen i medfør af EU Kommissionens standardkontrakter (SCC), jf. GDPR artikel 46(2)(c). Du kan få yderligere oplysninger ved henvendelse til os.

3.3 Dine rettigheder

3.3.1 Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Det omfatter:

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget.
Ret til sletning: Du har ret til at få slettet oplysninger.
Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

3.3.2 Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

3.3.3 Vi gør opmærksom på, at dine rettigheder ikke er absolutte og nødvendigvis må begrænses, hvis det måtte stride mod vores forpligtelser over for vores klienter at gøre dem gældende.

3.3.4 Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

3.4 Klage til Datatilsynet

3.4.1 Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Efter databeskyttelsesforordningen skal vi orientere om vores behandling af personoplysninger, og hvilke rettigheder de registrerede har. Denne orientering findes i det følgende.

12.01.2024

Privatlivspolitik

1. INTRODKTION

2. SPECIFIKKE BEHANDLINGSAKTIVITETER

3. GENERELLE BESTEMMELSER

Tilmeld dig vores nyhedsbrev her