Tjekliste ved fratrædelse

Begrundelsen for opsigelsen og orientering til øvrige medarbejdere om opsigelsen

Når du påtænker at opsige en medarbejder, er det vigtigt, at du sikrer dig, at du ikke efterfølgende berettiget kan blive mødt med et krav om godtgørelse.

Vi anbefaler derfor, at du altid søger professionel rådgivning, inden du afgiver en opsigelse.

Aftal altid gerne med den medarbejder, som fratræder, hvordan I informerer herom i din organisation. Er dette ikke muligt, er det af hensyn til GDPR vigtigt, at orienteringen sker helt neutralt.

Er en medarbejder fx blevet opsagt som følge af mangelfuld performance, må du i din orientering herom på arbejdspladsen som udgangspunkt alene orientere om, at du har valgt at tage afsked med den pågældende medarbejder.

I følge Datatilsynet kan der dog i særlige tilfælde være tungtvejende hensyn, som kan begrunde, at man som arbejdsgiver undtagelsesvist kan videregive visse overordnede oplysninger om årsagen til en opsigelse. Som eksempler herpå nævner Datatilsynet, at det kan tillægges vægt om der f.eks er tale om en medarbejder i en ledende stilling, eller hvis der er opstået en konkret mistandke om, at der er sket overtrædelse af en konkurrenceklausul eller, at der dokumenterbart er blevet gjort brug af eller videregivet forretningshemmeligheder.

Dagpengegodtgørelse – ”G-dage”

Du skal sammen med den sidste løn til medarbejderen betale 2 G-dage, hvis den medarbejder, der stopper hos dig, opfylder følgende betingelser:

- medarbejderen er opsagt af dig uden selv at være skyld i opsigelsen,

- medarbejderen er medlem af en a-kasse, er arbejdsløs og aktivt arbejdssøgende fra første ledighedsdag,

- medarbejderen har inden for de sidste fire uger af ansættelsesforholdet været beskæftiget i  mindst 74 timer, svarende til to uger på fuld overenskomstmæssig arbejdstid.

En hel G-dag udgør kr. 940,- og en halv G-dag (ledighed på 4 timer eller derunder) udgør kr. 470,- (2024).

Ferie

Har medarbejderen optjent løn under ferie, skal den ferie, som medarbejderen har til gode ved fratrædelsen, afregnes til Feriekonto som feriegodtgørelse senest den 7. i den anden måned efter at medarbejderen er fratrådt. Har ansættelsesforholdet været omfattet af en kollektiv overenskomst, som indeholder særlige regler om håndtering af tilgodehavende ferie på fratrædelsestidspunktet, er det dog disse regler, der skal følges.

Når en medarbejder, som har optjent ret til løn under ferie, fratræder, beregnes tilgodehavende feriegodtgørelse af medarbejderens løn i optjeningsåret med fradrag af løn, udbetalt under ferie samt fradrag af ferietillæg, udbetalt optjeningsåret. Du kan her benytte VIRK’s værktøj til beregning af feriegodtgørelse ved fratræden.

Optjent ferietillæg, som ikke er udbetalt inden fratrædelsen, anses som udgangspunkt som indeholdt i de 12,5 % feriegodtgørelse, som du overfører til FerieKonto. Når en medarbejder fratræder, som under ansættelsen har optjent ret til løn under ferie, kan medarbejderen imidlertid være berettiget til ferietillæg for afholdt ferie inden fratrædelsen, som der ikke er udbetalt ferietillæg for.

Eksempel på krav på ferietillæg ved fratrædelse:

En medarbejder, der har været ansat hele ferieåret, opsiges og fratræder dem 31. marts. Medarbejderen har forud for sin fratræden holdt 5 feriedage. Ved sin fratræden har medarbejderen optjent 14,56 feriedage. De 9,56 feriedage, som ikke er afholdt, omregnes til feriegodtgørelse og indbetales til FerieKonto med 12,5 pct., og ferietillæg er inkluderet i feriegodtgørelsen.

Medarbejderen har dog ikke fået ferietillæg for de 5 feriedage, der er holdt forud for medarbejderens fratræden. Det manglende ferietillæg skal derfor beregnes og udbetales til medarbejderens i forbindelse med opsigelsesperiodens udløb.  

For medarbejdere, der løbende har optjent feriegodtgørelse med 12,5 %, afregnes denne månedsvis, hvilket også gælder den sidste måned, medarbejderen er ansat.

Husk, at du i din lønløsning skal indtaste en fratrædelsesdato på den fratrædende medarbejdere i den måned, hvor ansættelsesforholdet ophører. 

Feriefridage

Har medarbejderen under ansættelsen været omfattet af en feriefridagsordning, skal tilgodehavende feriefridage afregnes ved fratrædelsen, hvis dette følger af jeres ansættelsesaftale. 

Når medarbejderen fratræder midt i måneden

Fratræder medarbejderen midt i en måned, beregner du lønnen for denne måned som 4,8% af medarbejderens månedsløn med det antal arbejdsdage, som medarbejderen er ansat i fratrædelsesmåneden.

Ovenstående gælder, hvis medarbejderen er ansat maksimalt 5 dage ugentligt. Har medarbejderen haft en 6 dages arbejdsuge kan du foretage beregningen med 4 % af månedslønnen for hver arbejdsdag frem til fratrædelsen. 

Fratrædelsesgodtgørelse

Er det dig, der har opsagt ansættelsesforholdet, og er medarbejderen omfattet af funktionærloven, følger det af funktionærlovens § 2a, at hvis medarbejderen på fratrædelsestidspunktet har været uafbrudt ansat i 12 eller 17 år, har medarbejderen sammen med sin sidste månedsløn ret til en fratrædelsesgodtgørelse, svarende til hhv. 1 eller 3 måneders løn.

Godtgørelse skal pr. måned svare til medarbejderens sædvanlige månedsløn på fratrædelsestidspunktet inkl. alle faste lønandele som f.eks dit evt. pensionsbidrag og medarbejderens personlige tillæg.

Godtgørelsen beskattes efter ligningslovens § 7u, hvoraf det følger, at medarbejderen ikke skal betales skat af de første 8.000 kr. af den samlede godtgørelse. Af restbeløbet skal der trækkes arbejdsmarkedsbidrag med 8 % samt skal med medarbejderens sædvanlige trækprocent uden brug af fradrag.

Da der er tale om en godtgørelse, skal der ikke betales feriegodtgørelse og pensionsbidrag af den.

Vælger medarbejderen at kontraopsige sit ansættelsesforhold i opsigelsesperioden, er medarbejderen alligevel berettiget til fratrædelsesgodtgørelse, hvis medarbejderen på trods af en tidligere fratrædelse, end forudsat i din opsigelse under alle omstændigheder har været ansat i hhv. 12 eller 17 år på fratrædelsestidspunktet. 

Aflevering af effekter

Det er vigtigt, at du sørger for, at medarbejderen inden fratrædelsen får returneret samtlige de effekter, som er udleveret under ansættelsen, men som tilhører virksomheden – herunder nøgler til virksomheden.

Det kan anbefales, at du laver en skriftlig aftale med medarbejderen om, hvilke effekter, der skal returneres, hvornår, hvor og til hvem.   

Klausuler

Hvis du har aftalt en kunde- eller konkurrenceklausul med den medarbejder, der fratræder, er det vigtigt, at du i forbindelse med opsigelsen forholder dig aktivt til, hvad der skal ske med klausulen/klausulerne i forbindelse med medarbejderens fratrædelse.

Reglerne om kunde- og konkurrenceklausuler er forskellige alt afhængigt af, hvornår aftalen er indgået.  Det er derfor vigtigt, at du søger juridisk bistand for at få klarlagt din virksomheds retsstilling. Du kan i øvrigt læse mere om kunde- og konkurrenceklausuler her.

Loyalitets- og tavshedspligt

Så længe ansættelsesforholdet med medarbejderen fortsat består, dvs. frem til udløbet af opsigelsesperioden, er medarbejderen forpligtet til at respektere sin loyalitetsforpligtelse overfor din virksomhed.  Dette indebærer f.eks, at medarbejderen ikke må deltage i konkurrerende virksomhed, ligesom det følger af loyalitetspligten, at den ansatte ikke må udtale sig negativt om din virksomhed overfor kunder og samarbejdspartnere.

Tilsvarende er medarbejderen forpligtet til at iagttage tavshed om fortrolige oplysninger vedrørende din virksomhed. Denne forpligtelse gælder også efter at medarbejderen er fratrådt.

Du kan med fordel præcisere ovenstående overfor medarbejderen skriftligt i forbindelse med, at du modtager en opsigelse fra medarbejderen eller i selve opsigelsesskrivelsen, hvis ansættelsesforholdet opsiges fra virksomhedens side.  

Persondata

Når medarbejderen fratræder, er det vigtigt, at du ved opsigelsesperiodens udløb, omgående sørger for at evt. slette billeder af og navnet på den pågældende på virksomhedens hjemmeside og evt. andre offentlige medier. Samtidig skal du også slette dine registreringer af den fratrådte medarbejders CPR-nummer.

Alle øvrige oplysninger om den fratrådte medarbejder, som er personfølsomme, skal du slette, når medarbejderen fratræder med mindre, at du kan godtgøre, at det er nødvendigt og tjener et sagligt formål. Personfølsomme oplysninger om den fratrådte medarbejder, som kan benyttes til at dokumentere eller forsvare virksomheden i forbindelse med eller mod retskrav, der følger af lov eller overenskomst, kan dog opbevares i 5 år.  

Personlig firmamailkonto

Når medarbejderen er fratrådt, skal du - med mindre medarbejderens personlige firmamailkonto straks lukkes - sikre dig, at bliver sat et autosvar på medarbejderens mailkonto i virksomheden, som oplyser, at mailkontoen ikke længere er aktiv.

Ifølge Datatilsynet må en mailkonto holdes åben i så kort tid som muligt og højest i 12 måneder efter, at medarbejderen er fratrådt. Så længe kontoen holdes åben, er det vigtigt, at du sikrer dig, at det alene er få betroede personer, som har adgang til kontoen.  Mailkontoren må kun benyttes til modtagelse af mails. Hvis der modtages private mails, kan mailkontoen dog benyttes til at videresende sådanne mails til den fratrådte medarbejder.