Allerede i rekrutteringsfasen er der flere forhold, du som arbejdsgiver skal være opmærksom på ved ansættelse af en ny medarbejder:
Annoncering ved ansættelse af medarbejder
Ud over, at det er vigtigt at få beskrevet den ledige stilling så præcist og dækkende som muligt, er det også vigtigt, at du får beskrevet så nøjagtigt som muligt, hvilken profil, du søger til stillingen, så du undgår at spilde potentielle ansøgeres tid og skabe skuffelser blandt disse, hvis de alligevel ikke vil komme i betragtning til stillingen.
Men vær meget opmærksom på, at du i profilbeskrivelsen ikke kommer til at formulere dine forventninger således, at du kan bringe dig på kant med forskelsbehandlingslovene, og dermed risikerer at blive mødt med krav om godtgørelse.
Undgå derfor i den forbindelse at formulere stillingsopslaget således, at det kunne forstås på den måde, at I søger efter kandidater af et bestemt køn, en bestemt alder eller at signalere, at I foretrækker/ikke ønsker kandidater af en bestemt race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse eller med et handicap.
Det fremgår i øvrigt af forskelsbehandlingsloven, at som arbejdsgiver må man ikke anmode om oplysninger om en ansøgers alder ved indlevering, indsendelse, uploading og indtastning m.v. af jobansøgning.
Når du modtager stillingsansøgninger ved ansættelse af ny medarbejder
Når du modtager ansøgninger fra kandidater til den ledige stilling, så husk, at du i den forbindelse i hvert fald som minimum skal oplyse overfor ansøgerne om:
- hvornår de ansøgere, som ikke får tilbudt stillingen, senest kan forvente, at I sørger for at slette deres ansøgning og CV – fx efter 6 måneder, men at ansøgerne kan bede om at få oplysningerne slettet på et tidligere tidspunkt,
- at ansøgning og CV fra den ansøger, som bliver ansat i stillingen, vil blive gemt i den pågældendes personalefil på din virksomhed,
- oplysningerne fra ansøgerne vil blive behandlet fortroligt, og vil kun være tilgængelige for de medarbejdere, der er involveret i rekrutterings- eller ansættelsesprocessen, dvs. fx lederen, en evt. HR- medarbejder, og repræsentanter fra fx leverandører fra jeres rekrutteringssystem og et evt. rekrutteringsbureau, der har et arbejdsmæssigt behov for at få kendskab til oplysningerne,
- hvilke kategorier af personoplysninger, I behandler i rekrutteringsprocessen,
- hvilket retsgrundlag, der danner baggrund for jeres behandling af personoplysningerne,
- hvilke modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysningerne vil I dele oplysningerne med (fx dine rådgivere),
- oplysning om, hvor dine personoplysninger om ansøgeren stammer fra,
- hvordan bliver personoplysningerne om ansøgere opbevaret,
- ansøgerenes rettigheder i forhold til få indsigt i de oplysninger, der bliver registreret om den pågældende og ret til at få urigtige oplysninger slettet, og
- ansøgeres ret til at klage til Datatilsynet ved utilfredshed med den måde, personoplysningerne behandles.
Du kan med fordel give ansøgerne oplysningerne nævnt ovenfor sammen med en bekræftelse på modtagelsen af deres ansøgning om at blive din nye medarbejder.
Referencer ved ansættelse af ny medarbejder
Det er i mange tilfælde en rigtig god idé, at du sørger for at indhente referencer på de kandidater, som er med i opløbet om at få stillingen tilbudt. Men husk, at dette er kun muligt, hvis ansøgeren godkender dette. Vi anbefaler, at du i givet fald sikrer dig et skriftligt samtykke fra ansøgeren, inden du kontakter en reference.
Husk i den forbindelse at oplyse, at referencer, der indhentes skriftligt og notater fra en mundtlig afgivet reference gemmes og er omfattet af reglerne om databeskyttelse. Referencer, som du har modtaget sammen med en ansøgning, må kun gemmes så længe, det tjener et sagligt formål, f.eks i 6 måneder, ligesom ansøgernes ansøgninger og CV.
Formulering af afslag
Ligesom i annonceringsfasen er det vigtigt i forhold til de ansøgere, som ikke får tilbudt stillingen, at du sørger for at et afslag på deres ansøgning heller ikke kan opfattes som om, at du har lagt vægt på kriterier, som kunne være udtryk for ulovlig forskelsbehandling.
Du er velkommen til at kontakte Selskabsadvokaterne, hvis du brug for rådgivning i forbindelse med, at du skal ansætte en ny medarbejder.
