- Selskabsadvokaterne:
En personalehåndbog er et godt supplement til dine ansættelseskontrakter med medarbejderne på din virksomhed.
En personalehåndbog er et vigtigt dokument, der samler virksomhedens personalepolitik, pligter, værdier og de vigtigste regler og tilbud til medarbejderne. Den fungerer som en guide for medarbejderne og hjælper med at sikre, at alle er opmærksomme på virksomhedens forventninger og retningslinjer.
En god personalehåndbog kan også være et effektivt ledelsesredskab, da den giver ledelsen mulighed for at henvise til klare retningslinjer og politikker i forbindelse med ansættelseskontrakter og andre HR-relaterede spørgsmål. Dette skaber en mere struktureret og gennemsigtig arbejdsplads, hvor alle ved, hvad der forventes af dem.
Der er ingen regler for hvilke emner, du skal have i en personalehåndbog - men du kan tage udgangspunkt i de forhold, som du ønsker at beskrive, hvilket f.eks. kan være:
- mødetider,
- registrering af arbejdstid,
- ferielukning,
- feriefridage,
- lønforhandling,
- barselspolitik,
- regler om sygemelding, sygefravær og lægebesøg i arbejdstiden,
- krav til beklædning,
- brug af e-mail og politik om internetpolitik,
- regler om rygning og alkohol (det er lovpligtigt, at alle virksomheder skal have en rygepolitik),
- beskrivelse af virksomhedens arbejdsmiljøorganisation,
- medarbejdernes pligter ved fratræden,
- kontaktoplysninger på relevante personer i virksomheden.
Det kan også anbefales, at du i personalehåndbogen har en handlingsplan for, hvordan i på virksomheden sikrer jeres medarbejderen et sundt og chikanefrit arbejdsmiljø.
Det er vigtigt, at du klarlægger, hvad målet og formålet er med at udarbejde en personalehåndbog. Du skal overveje, om den skal bruges internt, eller om den også skal bruges eksternt, f.eks. til at tiltrække nye kvalificerede medarbejdere.
Det er en god idé at overveje, hvem der skal deltage i processen med at udarbejde en personalehåndbog. Det kan være nyttigt at hente hjælp udefra, især hvis der er behov for specifik ekspertise. Hvis din virksomhed har et samarbejdsudvalg, kan det være en god idé at nedsætte en gruppe derfra til at arbejde med personalehåndbogen. Det er vigtigt at finde de rette personer, som både har lyst til, interesse for, og kompetencerne til at arbejde med en personalehåndbog.
Udarbejdelsen af en personalehåndbog kan være en omfattende proces, der kræver betydelige ressourcer og fokus. Det er vigtigt at undgå at bruge tid på emner, der kun vedrører få medarbejdere, og at sikre, at håndbogen ikke får en negativ tone ved at fokusere for meget på, hvad medarbejderne ikke må.
En god tilgang er at sikre, at personalehåndbogen er balanceret og positiv. For at sikre en balanceret og positiv tone i personalehåndbogen, er det vigtigt at fokusere på både virksomhedens forventninger og medarbejdernes trivsel. Her er nogle tips til at opnå dette:
1. Fremhæv virksomhedens værdier og mål: Start med at beskrive virksomhedens mission, vision og værdier. Dette skaber en positiv ramme og giver medarbejderne en klar forståelse af, hvad virksomheden står for.
2. Brug positivt sprog: Formuler politikker og retningslinjer på en positiv måde. I stedet for at fokusere på, hvad medarbejderne ikke må, kan du fremhæve, hvad de opfordres til at gøre. For eksempel, i stedet for at skrive "Medarbejdere må ikke bruge sociale medier i arbejdstiden," kan du skrive "Vi opfordrer medarbejdere til at bruge arbejdstiden produktivt og fokusere på deres opgaver."
3. Inkluder eksempler på ønsket adfærd: Giv konkrete eksempler på den adfærd, der forventes af medarbejderne. Dette kan hjælpe med at gøre retningslinjerne mere forståelige og anvendelige i praksis.
4. Fokus på trivsel og arbejdsmiljø: Beskriv de initiativer og ressourcer, virksomheden tilbyder for at sikre medarbejdernes trivsel og et godt arbejdsmiljø. Dette kan inkludere sundhedsprogrammer, fleksible arbejdstider, og muligheder for faglig udvikling.
5. Involver medarbejderne i processen: Involver medarbejderne i udarbejdelsen af personalehåndbogen. Dette kan gøres gennem workshops, spørgeskemaer eller feedback-sessioner. Når medarbejderne føler sig hørt og involveret, er de mere tilbøjelige til at acceptere og følge retningslinjerne.
6. Gennemgå og opdater regelmæssigt: En personalehåndbog bør ikke være statisk. Gennemgå og opdater den regelmæssigt for at sikre, at den forbliver relevant og afspejler virksomhedens aktuelle politikker og praksis.
Husk også, at når personalehåndbogen skal udarbejdes, er det vigtigt at skabe klarhed i beskrivelsen af komplicerede regler vedrørende barsel, ferie og lignende samt sikre sig, at personalehåndbogen er i overensstemmelse med gældende lovgivning.
I bør altid foretage en konkret vurdering af, om et vilkår bør indgå i personalehåndbogen eller jeres ansættelseskontrakt. Det kan du læse mere om her.
Ved tvister mellem dig og medarbejderne kan det have stor betydning for sagens udfald, om der har været skriftlige retningslinjer, som medarbejderen har skullet følge. Skriftlige retningslinjer kan fungere som en klar reference og hjælpe med at undgå misforståelser og uenigheder.
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, herunder udarbejdelse, gennemgang og tolkning af personalehåndbøger. Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk, hvis du har ansættelsesretlige spørgsmål eller brug for vores rådgivning i øvrigt.
En personalehåndbog er et godt supplement til dine ansættelseskontrakter med medarbejderne på din virksomhed. En ...»
Af Selskabsadvokaterne Hvis du ikke har en politik omkring dine medarbejderes brug af arbejdsmobil eller ...»
Personalehåndbogen samler virksomhedens personalepolitik, pligter, værdier og de vigtigste regler og ...»
