Personalehåndbogen

En personalehåndbog kan være et godt supplement til dine ansættelseskontrakter med medarbejderne på din virksomhed. 

En personalehåndbog samler virksomhedens personalepolitik, pligter, værdier og de vigtigste regler og tilbud til medarbejderne. Derfor skal en personalehåndbog også ses i en større sammenhæng, som en del af virksomhedens personalepolitik.

En personalehåndbog giver svar på nogle af de spørgsmål, der særligt trænger sig på, når man er nyansat, men også stedet, hvor såvel medarbejdere som virksomhed kan finde svar på vigtige spørgsmål. En personalehåndbog forebygger også forskelsbehandling og "støj" blandt medarbejderne. En god personalehåndbog er et godt ledelsesredskab, og der er mulighed for at henvise til personalehåndbogen i forbindelse med ansættelseskontrakter.

Der er ingen regler for hvilke emner, du skal have i en personalehåndbog - men du kan tage udgangspunkt i de forhold, som du ønsker at beskrive; fx mødetider, ferielukning, sygemelding, krav til beklædning, e-mail og internetpolitik samt regler for rygning og alkohol. Det er i øvrigt lovpligtigt, at alle virksomheder skal have en rygepolitik.

Det er vigtigt, at du klarlægger, hvad målet og formålet er med at udarbejde en personalehåndbog. Du skal overveje, om den skal bruges internt, eller om den også skal bruges eksternt, f.eks. til at tiltrække nye kvalificerede medarbejdere. Skal det være en lov, formidling af værdier eller salgsmateriale. Er det kun hovedreglerne, eller er det vigtigt at få alle detaljerne beskrevet? Du skal overveje, hvem der skal deltage i processen. Skal der hentes hjælp udefra. Skal det være en gruppe, nedsat af samarbejdsudvalget, hvis du har et sådant. Det er vigtigt, at du finder de rette personer, som både har lyst til, interesse for, og kompetencerne til at arbejde med en personalehåndbog.

Arbejdet med at udarbejde en personalehåndbog er en større proces, som ofte kræver mange ressourcer og fokus. Derfor kommer man meget let til at bruge tid og formuleringer på emner, som ikke er hensigtsmæssige fordi der er tale om områder, som måske kun vedrører få medarbejdere. Typisk fokuseres også på hvad medarbejderne ikke må, og det kan give personalepolitikken en negativ slagside.

Husk også huske, at når personalehåndbogen skal udarbejdes, er det vigtigt at skabe klarhed i beskrivelsen af komplicerede regler vedrørende barsel, ferie og lignende samt sikre sig, at personalehåndbogen er i overensstemmelse med gældende lovgivning.

I bør altid foretage en konkret vurdering af, om et vilkår bør indgå i personalehåndbogen eller jeres ansættelseskontrakt. Læs mere om det her.

Ved tvister mellem dig og medarbejderne vil det kunne få betydning for sagens udfald, om du har haft skriftlige retningslinjer, som medarbejderen har skulle følge.  

Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, herunder udarbejdelse, gennemgang og tolkning af personalehåndbøger. Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk, hvis du har ansættelsesretlige spørgsmål eller brug for vores rådgivning i øvrigt.