COVID-19 pandemien har for alvor gang øget omfanget af arbejde, som udføres fra medarbejdernes private bopæl, og at hjemmearbejde også fremadrettet vil blive langt mere udbredt end før COVID-19 brød ud, vil utvivlsomt gøre sig gældende på mange virksomheder.
Men hvad siger personalejuraen herom og bør du udarbejde en politik om hjemmearbejde, og kan du være forpligtet til at udarbejde nye ansættelseskontrakter til medarbejdere, som delvist skal eller kan udføre deres arbejde hjemmefra?
Dette kan du læse nærmere om umiddelbart nedenfor.
Fordele og ulemper ved hjemmearbejde
For mange medarbejdere vil det øge arbejdsglæden og motivationen, hvis de delvist har muligheden for at udføre deres arbejde hjemmefra.
Især medarbejdere, som har en lang transporttid og medarbejdere, som arbejder i åbne kontorlandskaber og ansatte med behov for større fleksibilitet vil ofte sætte stor pris på har denne mulighed.
For mange medarbejdere er muligheden for at arbejde hjemmefra også ensbetydende med en større effektivitet, hvilket samtidig er en gevinst for dig som arbejdsgiver direkte på din bundlinje.
Men hjemmearbejde kan også give anledning til tab af videndeling og kollegialt fællesskab, isolation og store udfordringer for især nyansatte medarbejdere.
Dine medarbejdere har hverken ret eller pligt til at arbejde hjemmefra
Er en medarbejder blevet ansat til at udføre sit arbejde fysisk på din arbejdsplads, kan du ikke uden medarbejderens accept pålægge medarbejderen at udføre sit arbejde hjemmefra med mindre, der gør sig helt særlige forhold gældende, som det fx var tilfældet, da COVID-19 ramte Danmark.
Vil du mod en medarbejders ønske pålægge medarbejderen helt eller delvist at udføre sit arbejde hjemmefra, vil det kræve, at du varsler denne ændring i medarbejderens ansættelsesvilkår med respekt af et varsel af samme længde, som hvis du skulle opsige medarbejderen. Ændringen vil herefter træde i kraft, når varslingsperioden er udløbet med mindre, at medarbejderen vælger at betragte din varsling som en opsigelse af jeres ansættelsesforhold, og derfor fratræder, når varslingsperioden er udløbet.
I ovennævnte situation er det vigtigt, at du inden en evt. varsling får undersøgt, om du i den forbindelse kan risikere at blive mødt med et krav om en godtgørelse for usaglig opsigelse fra medarbejderens side.
Dine medarbejdere kan ikke stille krav om at udføre deres arbejde helt eller delvist fra hjemmet. Men i den udstrækning, at I på arbejdspladsen – i lighed med mange andre virksomheder – har haft gode erfaringer med hjemmearbejde under COVID-19, er det en overvejelse værd at imødekomme et medarbejderønske herom, hvis dette er foreneligt med driften af din virksomhed.
I hvilken udstrækning vil du stille krav om eller acceptere, at dine medarbejdere arbejder hjemmefra?
Når du overvejer om, og i hvilken udstrækning, du vil stille krav om eller acceptere, at dine medarbejdere delvist arbejder hjemmefra, er der mange forhold, du bør inddrage i din vurdering, herunder blandt andet:
- karakteren af de arbejdsopgaver, som egner sig til at blive varetaget via hjemmearbejde
- i hvor vid en udstrækning vil du acceptere, at dine medarbejdere arbejder hjemmefra?
- hvordan vil du sikre, at der ikke går vigtig videndeling tabt, og at der fortsat bliver værnet om et solidt kollegialt fællesskab og dynamikken på din virksomhed?
- hvordan vil du sikre, at dine medarbejdere også under udførelse af deres arbejde hjemmefra vil være i stand til at overholde gældende krav i forhold til datasikkerhed og GDPR?
- hvor store udgifter kan/vil du påtage dig i forbindelse med etablering af hjemmearbejdspladser (IT, skriveborde og stole)
Det er vigtigt, at du sørger for at inddrage dine medarbejdere, inden du træffer beslutning om, i hvilken udstrækning, dine medarbejdere vil være berettiget til eller være forpligtet til i en nærmere defineret udstrækning at arbejde hjemmefra. Er dine medarbejdere omfattet af en overenskomst, skal evt. bestemmelser om hjemmearbejde i disse naturligvis iagttages.
Lav en politik om hjemmearbejde
Er du indstillet på, at dine medarbejdere efter nærmere retningslinjer vil have mulighed for at udføre deres arbejde hjemmefra, anbefaler vi hos SelskabsAdvokaterne, at du sørger for at udarbejde en personalepolitik om hjemmearbejde for din virksomhed således, at der er klarhed blandt dine medarbejdere om dels hvilke former for arbejdsopgaver, der kan udføres hjemmefra og dels klarhed over, i hvilken udstrækning, at hjemmearbejde er en mulighed for medarbejder eller et krav fra virksomhedens side.
Hjemmearbejde kan kræve en ændring af medarbejdernes ansættelseskontrakt
Det følger af ansættelsesbevisloven, at arbejdsstedets beliggenhed skal fremgå af din ansættelseskontrakt med medarbejderen.
Har medarbejderen ikke hidtil været ansat med arbejdssted både på virksomhedens adresse og på sin private bopæl, og får medarbejderen nu mulighed for at arbejde hjemme, skal ansættelseskontrakten med medarbejderen derfor ændres.
Hviler muligheden for hjemmearbejde primært på et ønske fra medarbejdernes side, bør du i bestemmelsen om hjemmearbejde i medarbejdernes ansættelseskontrakt blandt andet sikre dig en tydeliggørelse af, at hjemmearbejdet både forudsættes at følge virksomhedens retningslinjer herom og i øvrigt forudsættes aftalt med medarbejderens nærmeste leder.
Selvom det for eksisterende ansættelsesforhold er muligt at lave tillæg til ansættelseskontrakter, følger det af ansættelsesbevisloven, at oplysning om:
- navn og adresse på henholdsvis arbejdsgiver og lønmodtager,
- arbejdsstedets beliggenhed,
- medarbejderens titel,
- ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt,
- løn og lønandele samt lønudbetalingsterminer
- den normale daglige eller ugentlige arbejdstid
altid skal fremgå af et samlet dokument. Det vil derfor være nødvendigt at udarbejde en ny ansættelseskontrakt til medarbejderen, hvis det ikke følger af dennes oprindelige ansættelseskontrakt, at medarbejderen både udfører sit arbejde på virksomhedens adresse og fra sin private bopæl.
Det følger i øvrigt af ansættelsesbevisloven, at ændringer i bestående ansættelsesforhold skal bekræftes skriftligt senest en måned efter, at ændringen er trådt i kraft.
Har du brug for rådgivning, sparring og bistand ved udarbejdelse af din politik om hjemmearbejde eller ændring af dine medarbejderes ansættelseskontrakter?
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i og har mange års solid erfaring indenfor hele det ansættelsesretlige område.
Har du brug for vores bistand og rådgivning, er du meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller via mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk.
