Du kender det helt sikkert – glæden og lettelsen ved at fået ansat en ny dygtig medarbejder efter et rekrutteringsforløb, som ofte kan være særdeles tidskrævende.
Dit fokus er på den valgte kandidat, men du må ikke glemme de ansøgere, der ikke fik jobbet. I forbindelse med deres ansøgning om et job i din virksomhed har du modtaget personoplysninger om ansøgerne, som du skal huske at slette, når du ikke har behov for at opbevare dem længere.
Hvor længe må du opbevare oplysningerne?
På den ene side har du som udgangspunkt ikke behov for at opbevare oplysninger om de ansøgere, som ikke fik jobbet, når stillingen er blevet besat til anden side. Men på den anden side kan du risikere, at en ansøger efter et afslag kan klage til f.eks. Ligebehandlingsnævnet, og at du i den forbindelse kan have behov for at kunne tilgå de personoplysninger, du har modtaget om ansøgeren. Endelig kan du også have et ønske om at opbevare oplysninger om en ansøger fordi, det kunne komme på tale på et senere tidspunkt at tilbyde ansøgeren en anden stilling.
Datatilsynet accepterer en opbevaringsperiode på op til 3 år. Opbevarer du oplysningerne i mere end 3 år, skal du kunne redegøre for, at dette skyldes helt særlige årsager – f.eks. at der efter særlovgivning er pligt hertil.
Datatilsynet anbefaler, at man som arbejdsgiver skriver sine overvejelser ned om den opbevaringsperiode, man lægger sig fast på således, at man også overfor Datatilsynet vil kunne dokumentere, hvilke begrundelser, der ligger til grund for den opbevaringsperiode, I anvender på din virksomhed.
Ønsker du at gemme en ansøgning for senere at kunne tilbyde en ansøger, der har fået et afslag at komme i betragtning til en anden stilling, skal du være opmærksom på, at dette kræver et samtykke fra ansøgeren, ligesom ansøgeren har krav på at få oplyst, hvor længe, du vil opbevare ansøgningen. Ansøgeren vil i øvrigt til enhver tid kunne trække sit samtykke tilbage.
Har du behov for hjælp?
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i håndtering af personoplysninger, herunder hvordan din virksomhed lever op til GDPR-reglerne i forhold til dine medarbejdere. Du er altid velkommen til at kontakte os for en uformel drøftelse omkring GDPR og personoplysninger.
Har du brug for vores rådgivning, er du meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller via advokat@selskabsadvokaterne.dk.
