Vi nærmer os fristen for, hvornår du senest skal have etableret en whistleblowerordning på din virksomhed, hvis du har mindst 250 medarbejdere. Har du under 250 medarbejdere, men dog mindst 50 ansatte, kan du vente lidt endnu, nemlig til den 17. december 2023.
Men hvorfor egentlig ikke bare sørge for at få etableret ordningen på din virksomhed allerede nu?
Dine medarbejdere vil under alle omstændigheder fra den 17. december 2021 have mulighed for at foretage indberetning til den whistleblowerordning, som Datatilsynet stiller til rådighed. Dette kan i sig selv kan tale for, at du sørger for at få din egen whistleblowerordning således, at evt. indberetninger, som har relation til din virksomhed, kan håndteres internt på din virksomhed.
Vi har gennemgået kravene til whistleblowerordninger på vores hjemmeside her.
Du beslutter, om selve indberetningskanalen skal forankres internt i din virksomhed, eller af et eksternt IT-system, hvor I selv håndterer eventuelle indberetninger, eller om I foretrækker at ordningen skal varetages af en ekstern partner.
Kravene til henholdsvis en intern og en ekstern whistleblowerordning er forskellige, og der stilles ikke helt så omfattende krav til indholdet af en intern whistleblowerordning. I en intern whistleblowerordning har man fx ikke pligt til at håndtere anonyme indberetninger.
Sådan kommer du i gang med at etablere en intern whistleblowerordning
I skal for det første beslutte, hvem i virksomheden, der skal være virksomhedens såkaldte whistleblowerenhed og have ansvaret for at håndtere eventuelle indberetninger. Det kan være en bestemt person eller afdeling som fx en evt. HR-afdeling. Whistleblowerenheden har som udgangspunkt 3 funktioner:
1. at modtage eventuelle indberetninger og bekræfte modtagelsen indenfor 7 dage,
2. at følge op på indberetningerne, og
3. at give feedback til whistlebloweren om sagens udfald indenfor 3 måneder.
Når I har truffet beslutning om, hvordan ordningen skal være forankret, skal I beslutte, hvordan indberetningerne rent praktisk skal håndteres.
Dernæst skal I sørge for at etablere en såkaldt sikker indberetningskanal. Denne kan være enten intern eller ekstern. Der er intet krav til nogen bestemt løsning – heller ikke teknisk - til modtagelse, registrering og opbevaring af indberetninger, men ordningen skal sikre, at uautoriserede medarbejdere ikke kan få adgang til indberetningerne.
Endelig skal I udarbejde en whistleblowerpolitik, der på en letforståelig måde forklarer, hvordan ordningen fungerer, og hvordan man kan benytte sig af den.
Sådan udarbejder du din interne whistleblowerpolitik
I whistleblowerpolitikken forklarer I indledningsvis, hvad en whistleblowerordning er, og hvad formålet med whistleblowerpolitikken er.
Dernæst oplyser I, hvilke forhold, der kan indberettes om til whistleblowerordningen og fastlægger, hvem der kan indberette til ordningen, ligesom whistleblowerenheden beskrives.
Beskriv også i whistleblowerpolitikken, hvordan man indberetter til whistleblowerordningen, og hvordan whistleblowerenheden behandler indberetninger og hvordan, der træffes afgørelse om sagens udfald, herunder hvilke konsekvenser, der fx vil blive draget på baggrund af en indberetning.
For det tilfælde, at en indberetning drejer sig om netop den person eller de personer, som under normale omstændigheder skulle træffe afgørelse om sagens udfald, kan det anbefales, at der også besluttes en alternativ løsningsmodel fx således, at der i så fald rekvireres ekstern bistand efter nærmere retningslinjer.
Det er vigtigt at oplyse i whistleblowerpolitikken, at man som indberetter til whistleblowerordningen i god tro, er beskyttet mod negative konsekvenser, forbundet med indberetningen.
Det skal desuden fremgå, hvordan den person, som indberetningen drejer sig om, vil blive orienteret om sagen.
Endelig bør det fremgå af whistleblowerpolitikken, hvordan man kan få svar på evt. spørgsmål om whistleblowerordningen.
Har du brug for hjælp til at lave din whistleblowerordning og politik?
Har du behov for rådgivning om whistleblowerreglerne og dine forpligtelser som arbejdsgiver, er du velkommen til at kontakte Selskabsadvokaterne for en uforpligtende drøftelse på tlf.: 45 23 00 10 eller via mail, advokat@selskabsadvokaterne.dk
