Sygefraværssamtale - hvad må du spørge om?

Du har lige fået en sygemelding fra en medarbejder, og ifølge friattesten fra lægen, er medarbejderen sygemeldt de næste mange uger. 

Hvad gør du? Hvad er dine pligter, og hvad må du egentlig spørge medarbejderen om. 

Denne artikel giver dig indblik i reglerne, så du på forhånd er godt rustet til samtalen. 

Din pligt - indkaldelse til fraværssamtale

Hvis en medarbejder er syg over længere tid, har du som arbejdsgiver pligt til at indkalde medarbejderen til en samtale om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. 

Samtalen skal afholdes senest 4 uger efter den første sygedag. Hvis medarbejderen er i opsagt stilling, og fratræder inden 8 uger fra den første sygedag, er der dog ikke pligt til afholdelse af sygefraværssamtalen. 

Hvis medarbejderen ikke kan deltage fysisk i samtalen, er medarbejderen forpligtet til at deltage i samtalen telefonisk, såfremt det er muligt. 

Udebliver medarbejderen uden lovlig grund fra en indkaldt fraværssamtale, kan det betragtes som en ulovlig udeblivelse, og dermed få ansættelsesmæssige konsekvenser. 

Af bevismæssige årsager er det en god ídé, at du som arbejdsgiver indkalder medarbejderen til samtalen skriftligt, og sikrer dig dokumentation for, at medarbejderen har modtaget indkaldelsen.  

Selve samtalen

Når fraværssamtalen skal afholdes, er det vigtigt, at du har sat tid nok af, så I ikke skal haste samtalen igennem. Derudover er det vigtigt, at du sikrer dig ordentligt rammer, f.eks. afholder mødet i et mødelokale, hvor alene de nødvendige parter deltager - eller du sikrer dig at kunne tage den telefoniske samtale uden at blive forstyrret. 

Som arbejdsgiver bør du føre ordet i samtalen, og du skal skabe rammerne for en god drøftelse. Formålet med samtalen skal være at få talt om, hvordan medarbejderen kan komme tilbage til arbejdet, og hvad du eventuelt kan gøre, som kan bidrage til, at sygefraværsperioden forkortes. 

Spørgsmålene - hvad du må og ikke må spørge om

Det er vigtigt, at du får fortalt medarbejderen, at samtalen skal dreje sig om, hvordan I får medarbejderen tilbage til arbejdet samt får klarlagt, om I skal ansætte en vikar under sygemeldingen, og/eller om I kan træffe foranstaltninger, som kan bidrage til medarbejderens tilbagekomst til arbejdet.

Indholdet skal være arbejdet, og ikke en snak om sygdommen. 

Som arbejdsgiver må du ikke spørge ind til sygdommen. Men hvis medarbejderen selv fortæller om sygdommen, må du naturligvis godt deltage i dialogen herom. 

Da fokus under samtalen er arbejdet, må du gerne spørge ind til følgende:

- Det forventede fravær

- Om medarbejderen kan vende tilbage på nedsat tid

- Om der er planlagte perioder med behandlingsforløb, hvor medarbejderen i hvert fald slet ikke kan arbejde

- Hvilke funktioner/arbejdsopgaver, som medarbejderen kan udføre under sygemeldingen, herunder om der er specielle opgaver som medarbejderen ikke kan udføre, f.eks. tunge løft, håndtering af telefoner m.v. 

- Hvilke foranstaltninger som kan træffes for, at medarbejderen kan komme tilbage før tid

- Om hjælpemidler vil  gøre en forskel, f.eks. ved udskiftning af medarbejderens skrivebord, arbejdssko m.v. 

- Om der er faktorer på arbejdspladsen, som er skyld i fraværet, og som kan ændres 

- Om det kan give mening at omplacere medarbejderen til en anden afdeling

Disse spørgsmål kan du stille

Nedenfor er til inspiration indført forslag til en række spørgsmål, som du kan stille medarbejderen. Vær opmærksom på, at nedenstående ikke er en facitliste, og samtalen måske vil tage en anden naturlig drejning, som gør, at spørgsmålene bliver stillet i anden rækkefølge eller helt bliver udeladt. 

Husk, samtalen er en drøftelse om, hvordan sygefraværet kan forkortes, og det er derfor vigtigt, at du og medarbejderen lytter til hinanden. I behøver ikke være enige om alting, men det er vigtigt, at I giver hinanden plads til at fortælle. 

Det kan godt være, at medarbejderen har nogle ønsker, som I ikke kan efterkomme, og som ikke giver mening for arbejdspladsen, fordi det bliver for ressourcekrævende - men forhold jer altid til medarbejderens forslag, og vær ikke bleg for at afvise, at et forslag fra medarbejderen kan give mening, eller at I er nødt til at undersøge tingene, og vende tilbage. 

Forslag til faktiske spørgsmål, som kan stilles: 

- Hvor lang tid forventer du at være sygemeldt? 

- Er der nogle arbejdsopgaver, som du kan udføre under sygemeldingen? 

- Forventer du, at kunne komme tilbage på nedsat tid? 

- Kan vi som arbejdsplads træffe nogle foranstaltninger, f.eks. give dig andet skrivebord, som kan hjælpe dig tilbage på arbejdet igen?

- Har du tænkt over, om der er forhold på arbejdspladsen, som er årsag til din sygdom? 

- Er der nogle af dine nuværende arbejdsopgaver, som er svære at udføre i øjeblikket? Og er der nogle opgaver, som du er i stand til at udføre?

- Hvis du kan komme tilbage på nedsat tid, hvordan forestiller du dig, at en arbejdsdag så kan se ud?

- Skal vi sammen prøve at lave en plan for, hvordan du kommer tilbage på arbejdet igen? Hvordan tænker du, at en sådan plan kan se ud? 

- Hvad skal vi kommunikere ud til kolleger og kunder? 

- Har du tænkt over, hvordan vi bedst kan komme i kontakt med dig, når du ikke er på arbejdspladsen?

Lav et referat

For at holde dig selv og medarbejderen op på det, som I talte om under samtalen, er det en rigtig god idé, hvis du efter mødet laver et referat, som du sender til medarbejderens underskrivelse. 

Referatet vil bidrage til, at I begge får gjort det, som I aftalte, og vil tillige være dokumentation for de aftaler, som I indgik. 

Følg op

Både for arbejdspladsen og for medarbejderen er det vigtigt at følge op efter samtalen. Hold jer til den eventuelle plan I har lavet og sørg for, at få opdateret planen, hvis forholdene ændrer sig. 

Formålet er, at I sammen kan finde en løsning på, hvordan medarbejderen kommer tilbage efter sygemeldingen. 

Husk at tænke ud af boksen. Nogle gange kan en omplacering af medarbejderen til en anden stilling være den bedste løsning for alle, andre gange skal medarbejderen blot have fred i en vis periode, hvorefter vedkommende kan komme tilbage til sin gamle stilling igen. 

Vores bistand

Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret og håndtering af sygefraværssamtaler. Skal du gennemføre en samtale, eller er du i tvivl om, hvordan du skal håndtere en sygemeldt medarbejder, er du meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk.