Når du ansætter en medarbejder, skal du lave en ansættelseskontrakt til vedkommende.
I kontrakten skal du blandt andet skrive medarbejderens titel, ansættelsesdato, løn m.v. Ifølge ansættelsesbevisloven bør alle væsentlige oplysninger stå i ansættelseskontrakten eller der bør være en specifik henvisning i denne til f.eks. et specifikt afsnit/punkt i personalehåndbogen.
Men hvad bør fremgå af kontrakten, og hvad kan du sætte ind i personalehåndbogen?
Fordele og ulemper
Mange vælger at lade alle væsentlige vilkår for ansættelsen stå direkte i ansættelseskontrakten, herunder f.eks. afsnit omkring tavshedspligt og immaterielle rettigheder.
I personalehåndbogen vil det ofte være de blødere vilkår, f.eks. om hvilke forpligtelser og rettigheder medarbejderen har under barsel, som vil fremgå.
Hvis alle vilkår som er relevante for ansættelsen fremgår af ansættelseskontrakten, vil den ofte blive en stor kontrakt på over 10 sider, hvor det kan være nemmere og mere overskueligt, at flytte nogle af afsnittene over i personalehåndbogen, og nøjedes med alene at henvise til de relevante afsnit i ansættelseskontrakten. På denne måde kan du slanke ansættelseskontrakten en hel del.
Fordelen ved at have mange vilkår stående i personalehåndbogen er, at det er væsentligt nemmere at opdatere denne overfor alle medarbejderen på én gang end det er at skulle foretage ændringer i selve ansættelseskontrakten.
På den anden side så vil det ofte skabe tryghed og indsigt for dig og medarbejderen, hvis væsentlige vilkår fremgår direkte af kontrakten. Det vil ofte også kun være denne medarbejderen læser, når vedkommende bliver opsagt eller siger op, og skal finde ud af, hvilke rettigheder og pligter medarbejderen har.
Personalehåndbogen
I personalehåndbogen vil man ofte indsætte afsnit om følgende:
- selskabets historie, vision og værdier,
- adfærdspolitik, internt og overfor kunder m.v.,
- ryge-, alkohol- og rusmiddelspolitik,
- betalte fridage,
- ferie,
- lægebesøg,
- påklædning,
- personalegoder,
- fratræden.
Ansættelseskontrakten
I ansættelseskontrakten beskrives følgende:
- tiltrædelsesdato,
- stillingsbeskrivelse,
- arbejdstid,
- løn,
- tavsheds- og loyalitetspligt,
- IT-politik,
- opsigelsesregler,
- sygdom
- immaterielle rettigheder, knowhow m.v.,
- eventuelle ansættelsesklausuler (konkurrence-, kunde- eller kombineret klausul).
Konkret vurdering
Når du skal beslutte dig for, hvilke vilkår som skal indføres henholdsvis det ene eller det andet sted, bør du forholde dig til, hvor vigtigt et vilkår/afsnit er for ansættelsesforholdet.
Væsentlige vilkår bør fremgå af selve ansættelseskontrakten eller med en direkte henvisning fra ansættelseskontrakten til det specifikke punkt/afsnit i personalehåndbogen.
Hvad der er væsentligt for én medarbejder behøver ikke være det for en anden, hvorfor det nogle gange kan give mening at have forskellige standardkontrakter og personalehåndbøger liggende afhængig af medarbejderens titel/stilling.
Det er dog vigtigt, at du ikke laver forskelsbehandling i strid med f.eks. deltidsloven, ligebehandlings- eller forskelsbehandlingsloven i din ageren.
Vi foreslår, at du har de vilkår, som er væsentlige for dig i ansættelseskontrakten, og at de bløde vilkår om f.eks. virksomhedens værdier, normer, booking af mødelokale m.v. fremgår af personalehåndbogen.
Vores bistand
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, herunder udarbejdelse og gennemgang af ansættelseskontrakter og personalehåndboger.
Har du brug for rådgivning eller vores bistand er du naturligvis meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk
