Som arbejdsgiver er der en række beslutninger, du skal træffe i forbindelse med at den nye ferielov er trådt i kraft fra den 1. september 2020. Vi har nedenfor nævnt nogle af de ting, du bør forholde dig til - og som det vil være en fordel, du får talt med dine medarbejdere om.
Forskud på ferie
Med den nye ferielov er der blevet lavet helt om i forhold til, hvornår ferieåret starter og hvornår ferie optjenes. Fra 1. september 2020 vil ferie blive optjent løbende, og allerede kunne holdes fra den efterfølgende måned. Da der bliver gjort op med den gamle ordning, hvor medarbejderen starter ferieåret med en pulje på 25 feriedage, så vil medarbejderes feriepulje være i konstant forandring.
Ferien som er optjent i september 2020 vil medarbejderen kunne afholde fra 1. oktober 2020, og så fremdeles. I 2020 kan dette give nogle udfordringer i forhold til efterårsferien, da medarbejderne (medmindre de har fået overflyttet ferie eller andet) kun vil have 2,08 dages ferie til afholdelse i efterårsferien.
I øvrigt kan det - særligt for medarbejdere, som holder mange ugers ferie hen over jul og nytår - være en udfordring, hvordan de skal gemme og bruge feriedagene fremadrettet. Medarbejderne skal fremadrettet have mere fokus på, hvor mange feriedage de har og kan nå at få inden en vis dato.
For at kunne håndtere disse udfordringer, har man i den nye ferielov besluttet at give mulighed for, at du som arbejdsgiver giver din medarbejder mulighed for forskud på ferie. Det betyder, at medarbejderen i princippet kan få lov til at få sin feriesaldo i minus, og afholde ferie, som først optjenes senere i løbet af ferieåret.
Du har ikke pligt til at give dine medarbejdere forskud på ferie, men du bør overveje, om det er noget, du ønsker at give, herunder om medarbejderne skal have mulighed for at tage alle feriedagene (25 dage) på forskud eller om det f.eks. maksimalt er 5 dage.
Hvis du vælger at tilbyde dine medarbejdere forskud på ferie i en vis grad, så er det vores anbefaling, at du f.eks. i selskabets personalehåndbog laver en politik omkring betingelserne og vilkårene for forskud på ferie. I politikken kan du f.eks. skrive ind, at det maksimalt er 10 dage, medarbejderen kan få i forskud, eller at det først er, når medarbejderen har været ansat i 2 år, at det er muligt at få forskud på ferie. Laver du sådanne betingelser, bør du få råd og vejledning fra en advokat, herunder for at sikre, at de opstillede vilkår og betingelser ikke strider mod gældende lovgivning.
Vi anbefaler, at du laver en skriftlig politik, blandt andet for at undgå interne konflikter eller tvister i forhold til, om selskabets praksis udsætter medarbejderne for usaglig eller urimelig forskelsbehandling, og for at give medarbejderne klarhed omkring selskabets retningslinjer på området.
Hvis du giver medarbejderne forskud på ferie, vil du som udgangspunkt fra 1. september 2020 kunne modregne eventuelt minus i en medarbejders feriesaldo i dennes løn, f.eks. ved medarbejderens fratræden. Efter den hidtidige ferielov, har det været næsten umuligt for arbejdsgiver at foretage modregning i medarbejderens feriepenge, hvis medarbejderen har haft en gæld til virksomheden.
Fremadrettet er der brudt op med denne praksis, og du kan som arbejdsgiver foretage modregning i løn og i medarbejderens eventuelt tilgodehavende feriemidler, hvis medarbejderen i øvrigt måtte skylde selskabet penge.
Uanset om du vælger at give dine medarbejdere forskud på ferie, så skal du være opmærksom på, at du - såfremt en medarbejder har været ansat i et helt ferieår - har pligt til at reservere et fornødent antal feriedage til perioder, hvor din virksomhed har lukket. I modsat fald risikerer du at skulle betale medarbejderen løn under den periode, hvor du holder ferielukket.
Efterårsferien 2020
Som beskrevet ovenfor, så skal I være opmærksomme på, at dine medarbejdere efter 1. september 2020 kan få problemer, hvis de ønsker at holde efterårsferie i 2020. Årsagen hertil er, at deres feriesaldo pr. 1. oktober 2020 vil være 2,08, men de fleste vil have behov for at holde 5 dages ferie.
For at imødegå problemstillingen, kan I overveje en række muligheder:
1) At medarbejderen fra det netop overståede ferieår har fået overført 3 feriedage (det vil sige af de dage, der kunne afholdes fra 1. maj 2019- 30. april 2020)
2) At medarbejderen for indeværende ferieperiode gemmer mindst 3 feriedage (af de dage, som kan afholdes fra 1. maj 2020 - 31. august 2020)
3) At medarbejderen kan bruge eventuelle feriefridage
4) At medarbejderen får mulighed for forskud på ferie
5) At I vælger en kombination af ovenstående muligheder
Fremadrettet vil medarbejderne optjene ferie med 2,08 dage hver måned med start den 1. september. Ferie optjenes således i perioden 1. september - 31. august det efterfølgende år.
Ferien kan afholdes løbende fra september til 31. december det efterfølgende år.
Dette indebærer, at medarbejderne ikke vil have de samme problemer med efterårsferien de følgende år, da medarbejderne blot kan gemme nogle af de optjente feriedage til afholdelse i oktober.
Fondsferiedage
Hvis du har en ny medarbejder eller en medarbejder som er vendt tilbage til en stilling som medarbejder efter f.eks. en periode som selvstændig, bør du informere medarbejderne omkring muligheden for afholdelse af fondsferiedage.
Afholdelse af fondsferiedage er en mulighed for medarbejderen for at få nogle af de indefrosne feriemidler udbetalt før tid.
Muligheden er relevant for de medarbejdere, som:
1) Alene har optjent ferie i perioden 1. september 2019 – 31. december 2019
eller
2) Har optjent mindre end 8,4 dages ferie i perioden 1. januar 2020 – 31. august 2020
Ovenstående betingelser kan f.eks. være opfyldt, hvis medarbejderen i sidste halvdel af 2019 var selvstændig, og først er blevet ansat som medarbejder f.eks. 1. februar 2020.
Da disse medarbejdere har mindre end 8,4 dages ferie til afholdelse i ferieåret, som løber fra 1. maj 2020 - 31. august 2020, har man valgt at give dem mulighed for at få op til 8,4 af de indefrosne feriemidler udbetalt, og afholde 3 ugers sommerferie i sommeren 2020.
Har du en medarbejder, som ønsker at gøre brug af muligheden, skal medarbejderen selv sende en ansøgning til Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler herom.
Du kan som arbejdsgiver ikke kræve, at medarbejderen skal gøre brug af sine fondsmidler (altså de indefrosne feriemidler). Du skal også være opmærksom på, at du - hvis medarbejderen gør bruge af dagene - ikke skal udbetale noget til medarbejderen. Dette skal Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler, nok stå for.
Du kan alene indbetale de indefrosne feriemidler med frigørende virkning til Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler. Foretager du betaling til medarbejderen, vil du med al sandsynlighed skulle betale pengene to gange. Så vær opmærksom på, at du gør det rigtige.
Brug for hjælp?
Hos SelskabsAdvokaterne har vi stor erfaring med rådgivning omkring den nye ferielov, og vi bistår dig derfor gerne med gennemgang af kontrakter, afholdelse af foredrag for dine medarbejdere eller hvad du ellers måtte have brug for. Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk i forhold til dine behov og ønsker.
Salæret for vores bistand afregnes i henhold til medgået tid med en timetakst på DKK 2.400 + moms.
