Håndtering af en fratrådt medarbejders e-mail konto

Når en medarbejder fratræder sin stilling, er der en masse forskellige ting, man som arbejdsgiver skal være opmærksom på. Det er selvfølgelig de naturlige følger af medarbejderens fratræden -uanset om medarbejderen er blevet opsagt eller selv har sagt op - herunder om, og i givet fald hvilken information de øvrige medarbejdere, samarbejdspartnere m.v. skal have i forhold til medarbejderens fratræden.

Men – ved du egentlig, hvad du må i forhold til behandling af en fratrådt medarbejders e-mail konto? Hvis ikke, så læs denne artikel, som giver dig et kort overblik over, hvordan du bør og må agere.

Din anvendelse af en fratrådt medarbejders personlige e-mailadresse anses for behandling af personoplysninger.

Da der er tale om håndtering af personoplysninger, skal du være varsom med, hvordan du agerer.

Datatilsynet har fastsat retningslinjer for, hvordan du må og bør anvende den fratrådte medarbejders e-mail i tilfælde af, at der ikke er indgået nogen anden konkret aftale mellem dig og medarbejderen.

Datatilsynets vejledning indeholder blandt andet, at:

1. Du hurtigst muligt efter medarbejderens fratræden skal fjerne medarbejderens personlige oplysninger (herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer og billede) fra virksomhedens hjemmeside samt eventuelle øvrige offentlige registre, hvoraf medarbejderens oplysninger fremgår.

2. E-mail kontoen kun må holdes aktiv i en periode (maksimalt 12 måneder), der er så kort som mulig. Hvad der forstås med ”så kort som muligt” er ikke nærmere defineret af Datatilsynet, men det fremgår af retningslinjerne, at der skal tages hensyn til medarbejderens stilling og funktion.

3. Du snarest muligt efter medarbejderen er fratrådt (og medarbejderen derfor ikke længere har adgang til e-mail kontoen), skal sætte et auto-svar på e-mailadressen med besked om, at medarbejderen er fratrådt. Du kan i auto-svaret med fordel overveje at angive, hvortil vedkommende i stedet kan sende sin henvendelse.

4. Kun én eller ganske få medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

5. E-mail kontoen må kun anvendes til at modtage e-mails, og ikke afsende e-mails. Som undtagelse hertil bemærkes det dog, at man gerne må benytte e-mail kontoen til at videresende private mails til medarbejderens private e-mail konto.

Som arbejdsgiver anbefales det, at du i virksomhedens personalehåndbog redegør for, hvordan virksomheden håndterer en fratrådt medarbejders e-mail konto – herunder for at sikre dig, at der er klarhed om dette forhold på et tidligt tidspunkt.

Det anbefales tillige, at man allerede i forbindelse med medarbejderens fratræden drøfter håndteringen af medarbejderens e-mail konto med medarbejderen, herunder i forhold til, om medarbejderen ønsker, at private e-mails videresendes til medarbejderens private e-mailadresse.

Konklusion

Medmindre du har lavet en særlig aftale med medarbejderen, bør du iagttage ovenstående punkt 1-4 ved håndtering af en fratrådt medarbejders e-mail konto. Det anbefales, at virksomhedens politik for håndtering af medarbejderens e-mailadresse efter dennes fratræden fremgår af selskabets personalehåndbog, således, at medarbejderen kan gøre sig bekendt hermed.

Hos SelskabsAdvokaterne ApS er vi specialister i ansættelsesret, og du er naturligvis meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen: advokat@selskabsadvokaterne.dk for en nærmere uforpligtende drøftelse af din retsstiling, uanset om du har brug for bistand til udarbejdelse af en personalehåndbog eller bistand til håndtering af en efterfølgende tvist om virksomhedens brug/anvendelse af den fratrådte medarbejders e-mail konto.