Generalforsamling - Hvornår og hvordan?

Af Selskabsadvokaterne

Generelt

Kapitalejeres ret til at træffe beslutninger i et kapitalselskab (A/S, ApS, IVS eller P/S) udøves på generalforsamlingen. Kapitalejernes beslutninger på generalforsamlingen kan træffes under fravigelse af selskabslovens og vedtægternes form- og fristkrav, hvis samtlige kapitalejere er enige herom og regler herom er optaget i selskabets vedtægter.

Generalforsamlingen skal dog afholdes ved fysisk fremmøde, hvis kapitalejere, der ejer mere end 10 % af selskabets kapital, kræver det.

Nedenfor vil de nærmere regler for indkaldelse og afholdelse af en generalforsamling blive gennemgået.

Artiklen behandler ikke reglerne for statslige aktieselskaber og aktieselskaber, som har aktier optaget til handel på et reguleret marked, da der gælder helt særlige regler herfor.

Hvornår skal der afholdes generalforsamling?

Ordinær generalforsamling skal afholdes i så god tid, at den godkendte årsrapport kan indsendes til Erhvervsstyrelsen, så den er modtaget af Erhvervsstyrelsen inden udløbet af fristen i årsregnskabsloven. Årsrapporten skal i henhold til årsregnskabsloven indsendes så den er modtaget i Erhvervsstyrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets udløb. På den ordinære generalforsamlingen skal den udarbejdede årsrapport fremlægges.

Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når det centrale ledelsesorgan, tilsynsrådet eller den generalforsamlingsvalgte revisor har forlangt det.

I anpartsselskaber kan enhver anpartshaver forlange, at der afholdes en ekstraordinær generalforsamling.

I aktieselskaber kan aktionærer, der ejer 5 pct. af selskabets kapital eller den mindre brøkdel, som vedtægterne måtte bestemme, eller som er tillagt ret hertil i vedtægterne, skriftligt forlange, at der afholdes en ekstraordinær generalforsamling.

Ekstraordinær generalforsamling i både aktieselskaber og anpartsselskaber til behandling af et bestemt angivet emne indkaldes, senest 2 uger efter at det er forlangt.

Hvor skal generalforsamlingen afholdes?

Generalforsamling skal afholdes på selskabets hjemsted, medmindre vedtægterne bestemmer, at den skal eller kan afholdes på andet nærmere angivet sted. Er det under særlige omstændigheder nødvendigt, kan generalforsamling i enkeltstående tilfælde afholdes et andet sted.

Hvordan skal der indkaldes til generalforsamling?

Generalforsamlinger indkaldes og tilrettelægges af det centrale ledelsesorgan, dvs. direktionen eller bestyrelsen, hvis der er en bestyrelse i selskabet. Indkaldelse til generalforsamling skal foretages tidligst 4 uger og, medmindre vedtægterne foreskriver en længere frist, senest 2 uger før generalforsamlingen. Indkaldelsen skal i øvrigt ske i overensstemmelse med vedtægternes bestemmelser.

I indkaldelsen skal angives tid og sted for generalforsamlingen samt dagsorden, hvoraf det fremgår, hvilke anliggender der skal behandles på generalforsamlingen. Såfremt forslag til vedtægtsændringer skal behandles på generalforsamlingen, skal - i langt de fleste tilfælde - forslagets væsentligste indhold blot angives i indkaldelsen.

I aktieselskaber skal dagsordenen og de fuldstændige forslag samt for den ordinære generalforsamlings vedkommende tillige årsrapporten gøres tilgængelige til eftersyn for aktionærerne senest 2 uger før generalforsamlingen

Hvilke punkter skal på dagsordenen?

På den ordinære generalforsamling skal der træffes afgørelse om

1. Godkendelse af årsrapporten
2. Anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport,
3. Eventuel ændring af beslutning om revision af kapitalselskabets kommende årsregnskaber m.v., hvis kapitalselskabet ikke er omfattet af revisionspligten efter årsregnskabsloven eller anden lovgivning, og
4. Andre spørgsmål, som efter kapitalselskabets vedtægter er henlagt til generalforsamlingen.

Her ud over har enhver kapitalejer ret til at få et bestemt emne optaget på dagsordenen til den ordinære generalforsamling. Sager, der ikke er sat på dagsordenen, kan dog kun afgøres af generalforsamlingen, hvis samtlige kapitalejere samtykker. Generalforsamlingen kan dog altid træffe afgørelse om de obligatoriske punkter på den ordinære generalforsamling.

Hvem har møderet, taleret og stemmeret?

Enhver kapitalejer har ret til at møde på generalforsamlingen og tage ordet på generalforsamlingen. Kapitalejere har ret til at møde på generalforsamlingen ved fuldmægtig – ligesom kapitalejeren eller den fuldmægtige kan møde på generalforsamlingen sammen med en rådgiver, f.eks. en advokat.

Det centrale ledelsesorgan – dvs. Direktionen eller bestyrelsen, hvis der er en bestyrelse i selskabet - kan bestemme, at andre end de personer, som er opregnet i denne lov, kan overvære generalforsamlingen, medmindre andet er bestemt i vedtægterne.

En kapitalejer har som udgangspunkt én stemme pr. aktie eller anpart, men de nærmere stemmerettigheder fremgår af selskabets vedtægter. Selskabskapitalen kan således være opdelt i flere kapitalklasser, hvor nogle kan være stemmeløse.

For selskabets egne kapitalandele samt for et datterselskabs kapitalandele i moderselskabet kan stemmeret ikke udøves. Egne kapitalandele og datterselskabers kapitalandele i moderselskabet medregnes ikke ved opgørelse af stemme- og ejerandele.

En kapitalejer må ikke selv, ved fuldmægtig eller som fuldmægtig for andre deltage i afstemning på generalforsamlingen om søgsmål mod kapitalejeren selv eller om kapitalejerens eget ansvar over for selskabet.

Selskabets eventuelle generalforsamlingsvalgte revisor har ret til at være til stede på generalforsamlingen. og skal være til stede på generalforsamlingen, hvis et medlem af det øverste eller det centrale ledelsesorgan eller en kapitalejer anmoder herom.

Hvordan afholdes generalforsamlingen?

Generalforsamlingen afholdes på dansk, dog kan generalforsamlingen med simpelt flertal beslutte, at generalforsamlingen skal afholdes på svensk, norsk eller engelsk eller et andet sprog samtidig med, at der gives mulighed for simultantolkning til og fra dansk for samtlige deltagere på generalforsamlingen.

Der vælges en dirigent af generalforsamlingen blandt kapitalejerne eller uden for disses kreds, medmindre vedtægterne bestemmer andet. Dirigenten skal lede generalforsamlingen og sikre, at generalforsamlingen afholdes på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Dirigenten råder over de nødvendige beføjelser, herunder retten til at tilrettelægge drøftelser, udforme afstemningstemaer, beslutte, hvornår debatten er afsluttet, afskære indlæg og om nødvendigt bortvise deltagere fra generalforsamlingen.

Ledelsen skal, når det forlanges af en kapitalejer og det efter et skøn fra det øverste ledelsesorgan kan ske uden væsentlig skade for selskabet, svare på spørgsmål fra generalforsamlingen om alle forhold, som er af betydning for bedømmelsen af årsrapporten og kapitalselskabets stilling i øvrigt eller på spørgsmål, hvorom beslutning skal træffes på generalforsamlingen.

På generalforsamlingen skal kapitalselskabets eventuelle generalforsamlingsvalgte revisor besvare spørgsmål om den årsrapport m.v., som behandles på den pågældende generalforsamling.

Afstemninger og beslutningskompetence

En kapitalejer skal stemme samlet på sine kapitalandele, medmindre vedtægterne bestemmer andet.

Medmindre andet følger af selskabsloven eller selskabets vedtægter bestemmer andet, afgøres alle anliggender på generalforsamling ved simpelt stemmeflertal. Står stemmerne lige, er forslaget ikke vedtaget. Står stemmerne dog lige ved personvalg, skal valget afgøres ved lodtrækning, medmindre vedtægterne bestemmer andet.

Beslutning om ændring af vedtægterne er kun gyldig, hvis den tiltrædes af mindst 2/3 såvel af de stemmer, som er afgivet, som af den del af selskabskapitalen, som er repræsenteret på generalforsamlingen.

Beslutning om vedtægtsændring, hvorved kapitalejernes forpligtelser over for kapitalselskabet forøges, er kun gyldig, hvis samtlige kapitalejere er enige herom.

Enkelte beslutninger om vedtægtsændringer er kun gyldige, hvis de tiltrædes af mindst 9/10 såvel af de afgivne stemmer som af den på generalforsamlingen repræsenterede selskabskapital, herunder f.eks. beslutninger, hvor kapitalejernes ret til udbytte formindskes eller hvor kapitalandelenes omsættelighed begrænses.

Der må på generalforsamlingen ikke træffes beslutning, som åbenbart er egnet til at skaffe visse kapitalejere eller andre en utilbørlig fordel på andre kapitalejeres eller kapitalselskabets bekostning.

Ejeraftale

Ejeraftaler er ikke bindende for selskabet og de beslutninger, der træffes af generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal derfor ikke direkte tage hensyn til eventuelle ejeraftaler mellem kapitalerne, medmindre selskabet er direkte part i ejeraftalen.

På trods af, at ejeraftaler ikke er bindende for selskabet er det dog vigtig for den enkelte kapitalejer, at der tages hensyn til en eventuel ejeraftale, da en kapitalejer kan ifalde et erstatningsansvar eller udløse en salgspligt, hvis han/hun ikke stemmer i overensstemmelse med aftaler indgået i ejeraftalen, herunder f.eks. om eventuelle bestyrelsesposter, udbyttepolitikker m.v.

Elektronisk generalforsamling

Medmindre vedtægterne bestemmer andet, kan det centrale ledelsesorgan beslutte, at generalforsamlingen kan afholdes helt eller delvist elektronisk, herunder så kapitalejerne kan stemme elektronisk, uden at være fysisk til stede på generalforsamlingen. Hvis generalforsamlingen skal afholdes helt elektronisk – dvs. uden adgang til fysisk fremmøde – skal der være optaget bestemmelse herom i vedtægterne.

Generalforsamlingsprotokollat

Over forhandlingerne på generalforsamlingen skal der føres en protokol, der underskrives af dirigenten. Alle beslutninger skal indføres i kapitalselskabets forhandlingsprotokol.

Senest 2 uger efter generalforsamlingens afholdelse skal generalforsamlingsprotokollen eller en bekræftet udskrift af denne være tilgængelig for kapitalejerne.

Anmeldelse til Erhvervsstyrelsen

Sker der ændring i et kapitalselskabs vedtægter eller i noget andet forhold, der tidligere er registreret i Erhvervsstyrelsen, skal ændringen registreres i Erhvervsstyrelsens it-system eller anmeldes til styrelsen. Registreringspligtige oplysninger skal være optaget i Erhvervsstyrelsens it-system senest 2 uger efter beslutningen er truffet på generalforsamlingen. Pligten til registrering påhviler selskabets centrale ledelsesorgan, men denne foretages ofte i praksis af en advokat.

Konklusion

Hvorvidt der skal afholdes generalforsamling og hvilke beslutninger, der skal træffes på en generalforsamling afhænger i høj grad af det konkrete forslag og selskabets vedtægter. Hvorvidt beslutningen har overholdt de nødvendige procedure og er truffet med den nødvendige bemyndigelse kan have stor betydning for både selskabets ejere og selskabet. Det er derfor vigtigt at afklare disse forhold inden man laver ændringer i selskabet. Det er endvidere vigtigt for selskabets ejere at forholde sig til indholdet i en eventuel ejeraftale inden der stemmes på generalforsamlingen.

Selskabsadvokaterne har speciale i selskabsret og afholdelse af generalforsamlinger, herunder vurderingen af hvilke beslutninger der kan og skal træffes i den konkrete situation.

Du er altid velkommen til at kontakte Selskabsadvokaterne for en uformel drøftelse af din virksomheds muligheder.