Næsten alle arbejdsgivere har stået i en situation, hvor en medarbejder er langvarigt syg, har ”mandagssyge” eller lignende.
Som arbejdsgiver kan man nogle gange have et behov for at få afdækket, hvorvidt medarbejderens sygdom er reel, og om der kan gøres noget for at mindske medarbejderens sygefraværsdage m.v.
Tidligere blev berettigelsen af medarbejderens sygdom afdækket ved anvendelse af en lægeerklæring. I dag har du som arbejdsgiver to umiddelbare værktøjer, som er anvendelige i en sådan situation - nemlig friattesten og mulighedserklæringen, som har erstattet den tidligere lægeerlæring. Anvendelsesområdet for henholdsvis mulighedserklæringen og friattesten er beskrevet nærmere nedenfor.
Bemærk, at du som arbejdsgiver skal afholde udgifterne til udarbejdelse af erklæringen, uanset om du ønsker en friattest eller en mulighedserklæring.
Friattesten
Friattesten har til formål at skaffe dig dokumentation for, at medarbejderens fravær skyldes sygdom, og dermed er lovligt forfald. Friattesten er din dokumentation for, at medarbejderen reelt er syg. Friattesten indeholder endvidere lægens skøn over sygdommens forventede varighed.
Det er vigtigt at bemærke, at sygdommens forventede varighed alene er et skøn, hvorfor du som arbejdsgiver vil være nødsaget til at kræve en ny friattest, såfremt medarbejderens sygdom varer længere end oprindeligt skønnet af lægen.
Anmodning om friattest kan alene fremsættes, mens medarbejderen er sygemeldt. Udarbejdelse af en mulighedserklæring kræver derimod ikke, at medarbejderen aktuelt er sygemeldt.
En friattest kan anvendes i situationer, hvor:
- Medarbejderen sygemelder sig i en opsigelsesperiode.
- Medarbejderen sygemelder sig på første feriedag (og du ikke tror, at sygemeldingen er reel).
- Du ønsker at følge op på indholdet af en mulighedserklæring for at sikre dokumentation for, at medarbejderen fortsat er syg.
- Du ønsker dokumentation for medarbejderens sygdom med henblik på eventuel afskedigelse.
- Medarbejderen hævder, at han/hun ikke kan deltage i mulighedssamtalen (beskrevet nærmere nedenfor) grundet sygdom.
Medarbejderen skal sikre sig, at du som arbejdsgiver modtager friattesten indenfor rimelig tid efter du har fremsat krav om, at medarbejderen dokumenterer lovligheden af sit fravær med en friattest.
Du kan overveje at give medarbejderen en passende frist for at indhente friattesten, men i dette tilfælde skal du være opmærksom på, at du, som udgangspunkt, først kan foretage dig yderligere handlinger overfor den respektive medarbejder vedrørende sygdomsforløbet efter fristens udløb.
Mulighedserklæringen
Mulighedserklæringens formål er, at du sammen med medarbejderen og medarbejderens læge, får lavet en arbejdsplan for, hvordan du kan fastholde medarbejderen i sit arbejde, herunder ved at afdække medarbejderens skånebehov og lave en plan for medarbejderens hele eller delvise tilbagevende til arbejdet.
Mulighedserklæringen kan – modsat friattesten – også udarbejdes, selvom medarbejderen ikke aktuelt er fraværende fra arbejdet grundet sygdom. Mulighedserklæringen kan således bruges som værktøj i situationer, hvor medarbejderen f.eks. har meget ”mandagssyge” for at få afdækket om medarbejderen har et særligt skånebehov eller om medarbejderen er fuldt arbejdsdygtig.
Mulighedserklæringen kan tillige anvendes i situationer, hvor:
- Medarbejderen er sygemeldt med stress.
Med mulighedserklæringen kan du kan sammen med medarbejderen forsøge at finde frem til, hvilke hensyn der skal tages, for at medarbejderen kan komme tilbage på arbejdet – på sigt forhåbentlig på fuld tid.
- Medarbejderen har bevægelsesproblemer, f.eks. problemer med ryggen.
Mulighedserklæringen kan her bruges til at afdække, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen kan varetage, samt hvilke skånebehov medarbejderen har.
- Medarbejderen har været indlagt på hospitalet og er blevet opereret, og du ønsker at få afdækket, hvilke opgaver/funktioner, som medarbejderen kan udføre, således, at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen.
Mulighedserklæringen er en standardblanket, som kan hentes her. Blanketten består af to sider.
Mulighedserklæringen skal i første omgang udfyldes af dig og medarbejderen sammen. Normalt indkaldes medarbejderen med et rimeligt varsel til en mulighedssamtale, hvor du sammen med medarbejderen drøfter de muligheder/tiltag I mener, der skal tages, for at medarbejderen kommer helt eller delvist tilbage til arbejdet.
Et rimeligt varsel vil være en uge, men kan efter omstændighederne være f.eks. én dag. Såfremt medarbejderen er på arbejde, kan medarbejderen indkaldes til mulighedssamtale senere samme dag.
Har medarbejderen ikke mulighed for at møde op til mulighedssamtalen fysisk, kan samtalen gennemføres telefonisk.
Under mulighedssamtalen må du spørger ind til medarbejderens skånebehov og funktionsnedsættelse, men du må derimod ikke spørger om medarbejderens konkrete diagnose. Alene i de tilfælde, hvor medarbejderen selv giver nærmere oplysninger om sin konkrete diagnose, må du som arbejdsgiver spørger ind til denne.
Når du sammen med medarbejderen har udfyldt mulighedserklæringens side 1 (pkt. 1-6) skal medarbejderen bestille tid hos sin læge, således, at medarbejderen sammen med lægen kan tage en samtale og udfylde mulighedserklæringens side 2. Der skal gives en rimelig frist for lægens erklæring. En frist på op til 14 dage vil normalt være rimelig.
Lægen vil blandt andet ved sin vurdering tage stilling til de forslag, som du sammen med medarbejderen har fremsat i forhold til jeres forventninger til medarbejderens skånebehov/funktionsnedsættelse. Lægen er dog ikke forpligtet til at følge jeres ”anbefalinger”, og kan således vurdere, at medarbejderen har nogle særlige skånebehov eller ingen skånebehov har, uafhængigt af, hvad I har vurderet. Lægen er således fri til at lave sin egen faglige vurdering, og denne vurdering vil vægte højere end den vurdering, som du og medarbejderen har lavet sammen.
Konklusion
Som arbejdsgiver har du to gode værktøjer – henholdsvis friattesten og mulighedserklæringen, som du kan anvende for at få dokumentation for, at en sygemeldt medarbejder reelt er syg eller dokumentation for, hvilke tiltag der kræves/er nødvendige for at opnå en optimal løsning for dig og medarbejderen, således, at medarbejderen helt eller delvist vender tilbage til arbejdet igen.
Friattesten og mulighedserklæringen har forskelligt indhold – og kan kræves på forskellige tidspunkter. Det anbefales derfor, at du søger kyndig rådgivning, såfremt du overvejer at benytte et af de nævnte værktøjer.
Hos Selskabsadvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, og bistår dig naturligvis gerne med at vælge det rette værktøj, samt i den efterfølgende proces.
Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen: advokat@selskabsadvokaterne.dk for en nærmere uforpligtende drøftelse af dine behov og ønsker.
