Hvis du ikke allerede har gjort dig en række overvejelser inden den nye ferielov endeligt træder i kraft, er det ved at være på tide. Loven har anvendelse fuldt ud fra 1. september 2020, og inden da er der en række ting, du bør forholde dig til.
Læs denne artikel og bliv klogere på, hvad du som arbejdsgiver bør forholde dig til og tage stilling til.
To-do liste
Hos SelskabsAdvokaterne foreslår vi, at du som minimum forholder dig til følgende to-do-liste, når du forbereder dig og gør klar til den nye ferielov:
1) Gennemgå dine standarddokumenter og kontrakter for ulovlige vilkår (f.eks. om forkortet varsel) og for overensstemmelse med den nye ferielov
2) Tilret dine standarddokumenter og nuværende kontrakter (så de er lovlige i deres helhed - også efter den 1. september 2020)
3) Fastsæt vilkår for feriefridage (skal medarbejderne have feriefridage, hvordan optjenes de og hvordan afholdes de, og hvor længe m.v.)
4) Informer dine medarbejdere om den nye ferielov – og hvad der er relevant for dem (f.eks. det nye ferieskema, udfordringerne med efterårsferien 2020, muligheden for fondsferiedage og eventuel mulighed for forskud på ferie)
5) Træf beslutning omkring indefrosne midler inden 31. december – drøft eventuelt med selskabets revisor.
Nærmere omkring kontrakterne (punkt 1-2)
Ferieloven har i mange år - og vil i fremtiden fortsat - indeholde vilkår om, at hovedferien kan varsles afholdt med et varsel på 3 måneder og restferie med 1 måned.
I den "gamle" ferielov, der ikke længere finder anvendelse fra 1. september 2020, har det været muligt at indsætte vilkår om, at varslingsfristerne reduceres til henholdsvis 1 måned for hovedferie og 14 dage for restferie.
Denne mulighed har mange arbejdsgivere benyttet, og mange kontrakter indeholder derfor en bestemmelse herom.
Med virkning fra 1. september 2020 er sådanne bestemmelser om forkortet varsling ikke længere gyldige. Du bør derfor få vilkårene fjernet inden 1. september 2020. Får du ikke gjort det, så indeholder dine kontrakter reelt set et ugyldigt vilkår.
Udover at det virker uprofessionelt, at du ikke har fjernet det ugyldige vilkår, vil det endvidere indebære en betydelig risiko for, at medarbejderen kan rette et krav mod dig for mangelfuldt ansættelsesbevis. Dette kan medføre et godtgørelseskrav fra medarbejderen.
Det er derfor vigtigt, at du får gennemgået dine kontrakter, og får fjernet eventuelle ugyldige vilkår.
Udover varslingen bør du forholde dig til kontraktens vilkår om feriefridage, skrive vilkår ind omkring forskud på ferie, hvis det er relevant m.v.
Når du alligevel skal opdatere kontrakterne, så få sikret dig, at der ikke er gamle levn, som er betændte, f.eks. et vilkår om, at medarbejderen skal fratræde, når denne når en bestemt alder. Ligesom du bør opdatere eventuel henvisning til markedsføringsloven til loven om forretningshemmeligheder.
Nærmere omkring feriefridagene (punkt 3)
Da ferieloven ændres meget, herunder at optjening sker løbende og ferieåret fremadrettet starter 1. september, bør du sikre dig at dine eventuelt eksisterende vilkår omkring feriefridage giver "mening" i fremtiden.
Indtil nu har mange kontrakter indeholdt vilkår om, at feriefridage først kan afholdes, når medarbejderen har benyttet sine almindelige feriedage. Idet det fremtidige ferieregnskab bliver variabelt fra måned til måned - vil det ikke længere give mening, at have et vilkår om, at feriedagene skal holdes før feriefridagene, da medarbejderen ikke for fremtiden starter med en pulje på 25 feriedage når ferieåret starter, men derimod hver måned vil få 2,08 feriedage mere i sit ferieregnskab.
Eksempel 1:
Medarbejderen har pr. 1. februar 2021 optjent 10,4 dages ferie (2,08 * 5). Ferien er optjent i månederne september, oktober, november, december og januar.
Hvis medarbejderen ønsker at afholde 15 dages ferie fra 1. februar 2021, vil medarbejderen reelt set godt kunne bruge 4,6 af sine feriefridage, da medarbejderen "kun" har optjent 10,4 feriedage på tidspunktet, hvor feriefridagene ønskes benyttet.
Ønsker du ikke, at medarbejderen i denne situation skal kunne bruge sine feriefridage, kan du overveje at skrive ind, at medarbejderen først kan bruge nogle af sine feriefridage, når alle de sædvanlige feriedage i henhold til ferieloven (i alt 25 dage) er afholdt.
Det giver dog en anden udfordring.
Eksempel 2:
Medarbejderen i eksempel 1, vil først have optjent samlet 25 dages ferie, pr. 1. september 2021. Har medarbejderen på dette tidspunkt ikke holdt en eneste feriedag, vil medarbejderen altså have 25 dages ferie til gode plus sine 5 feriefridage.
Feriedagene, som er optjent i perioden 1. september 2020 - 31. august 2021, vil medarbejderen kunne afholde indtil 31. december 2021.
Hvis medarbejderen først må holde sine feriefridage når alle de sædvanlige feriedage er afholdt, betyder det altså, at medarbejderen rent faktisk er afskåret fra at kunne bruge sine feriefridage før 1. september, og de rent faktisk kun kan benyttes indtil 31. december. Medarbejderen har altså kun 4 måneder, hvor denne effektivt kan benytte feriefridagene.
Da feriefridage er ekstra dage, vil de som udgangspunkt ikke følge ferieloven i forhold til vilkår om optjening, afholdelse og varsling. Har du ikke forpligtet dig af en kollektiv overenskomst, vil du som udgangspunkt selv kunne beslutte, hvilke vilkår, som skal gælde for feriefridagene.
Som det er illustreret ovenfor, så vil både eksempel 1 og 2 indebære nogle fordele og ulemper, hvorfor du nøje bør overveje, om du skal ændre de nuværende vilkår omkring feriefridage.
Nærmere om de relevante vilkår for medarbejderne (punkt 4)
Du kan læse mere om de vilkår, som er relevante for medarbejderne her.
Nærmere om indefrosne midler (punkt 5)
Du kan læse mere om de indefrosne midler her.
Brug for hjælp?
Hvis det hele virker uoverkommeligt, så tøv ikke med at kontakte os. Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, og vi har stor erfaring i, at bistå klienter med opdatering af vores klienters kontrakter, så de er i compliance med de nye regler, ligesom vi har bistået flere klienter med at fastsætte vilkår omkring ferie og feriefridage i fremtiden, og formidle disse på almindeligt dansk til medarbejderne.
Du er meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk for en drøftelse omkring prisen for vores bistand. Vi anslår meget gerne et forventet tidsforbrug, inden vi påtager os en opgave.
