Som arbejdsgiver har du pligt til at sikre dig et sikkerheds- og sundhedsmæssigt arbejdsmiljø for dine medarbejdere.
Dine forpligtelser i relation hertil er nærmere beskrevet i arbejdsmiljøloven, der blandt andet kræver, at du mindst hvert tredje år laver en arbejdspladsvurdering (APV). Du har pligt til at lave en ny APV, når der sker ændringer i arbejdet eller måden, arbejdet udføres på, hvis dette har betydning for arbejdsmiljøet.
Alle virksomheder med medarbejdere er forpligtede til at lave APV'er, dette uanset om medarbejderen er løsarbejder eller tidsbegrænset ansat. Hvis virksomheden kun har personer fra arbejdsgiverens husstand ansat, herunder børn eller ægtefælle, har virksomheden ikke pligt til at udarbejde APV.
Denne artikel beskriver kort, hvad APV er, og hvordan APV gennemføres.
Hvad er en APV?
APV er en forkortelse for arbejdspladsvurdering, der er en proces, hvor virksomheden kortlægger, hvordan arbejdsmiljøet er i virksomheden. APV'en er virksomhedens eget redskab til at holde styr på arbejdsmiljøet.
Formålet med vurderingen er, at kortlægge om virksomheden har arbejdsmiljøproblemer. Arbejdsmiljøproblemer kan være klimamæssige problemer, f.eks. med utætte ruder på arbejdspladsen, dårligt indeklima m.v. Det kan også være mobning på arbejdspladsen, støjgener m.v.
Der kan være stor forskel på, hvad der er relevant at spørger medarbejderne til i APV'en, hvorfor du ved udarbejdelse af skemaet kan få inspiration ved at skele til Arbejdstilsynets tjeklister.
Alternativt kan du oprette din virksomhed som bruger af Arbejdstilsynets APV-værktøj her.
Hvorfor udarbejde en APV?
Først og fremmest fordi du har pligt hertil i henhold til arbejdsmiljøloven. Du har som arbejdsgiver ansvar for, at APV'en laves.
Men i øvrigt også fordi du kan opnå en række fordele herved, herunder færre omkostninger som følge af ulykker, mindre sygefravær blandt medarbejderne, mindre udskiftning af medarbejdere og øget arbedsglæde, motivation og produktivitet.
Sådan kommer du i gang med APV'en
Der er ikke nogle formelle krav til de metoder og redskaber, som du anvender ved gennemførelsen af en APV.
Men du skal dog være opmærksom på følgende krav:
1) APV'en skal udarbejdes af ledelsen og medarbejderne i samarbejde,
2) APV'en skal være skriftlig,
3) Den skal være tilgængelig, så både ledelsen, medarbejdere og Arbejdstilsynet kan læse den.
Hvis Arbejdstilsynet skulle komme forbi, er det vigtigt, at dine medarbejdere og ledelsen ved, hvor APV'en er.
Selve arbejdet med APV'en kan deles op i 5 faser:
Fase 1: Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
Fase 2: Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
Fase 3: Inddragelse af virksomhedens sygefravær
Fase 4: Proritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
Fase 5: Retningslinjer for opfølgning på handllingsplanen.
Hvis du har en arbejdsmiljøorganisation i din virksomhed, skal denne inddrages i hele APV-processen.
Fase 1: Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
Der er ikke nogle krav til, hvordan du foretager identifikationen og kortlægningen, men du kan med fordel benytte Arbejdstilsynets APV-værktøj, ved interviews af medarbejderne, spørgskemaer, trivselsundersøgelser m.v.
Hvis du ved kortlægningen konstaterer, at din virksomhed har problemer med arbejdsmiljøet, er det vigtigt, at disse skrives ned.
Vær i den forbindelse opmærksom på, at kortlægningen skal gennemføres for alle dele af virksomheden, herunder også for det arbejde, som udføres på midlertidige eller skiftende arbejdssteder såsom byggepladser eller en hjemmearbejdsplads.
Du skal I jeres APV også have fokus på, om der er særlige forhold, I skal håndtere i relation til gravide medarbejdere og medarbejdere, der ammer.
Det skal fremgå af APV'en at virksomhedens medarbejdere eller arbejdsmiljøorganisationen har været inddraget ved udarbejdelsen.
Viser det sig efter kortlægningen, at der ikke er nogle arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal dette fremgå af APV'en, og du kan springe fase 2 over.
Fase 2: Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
Hvis din kortlægning under fase 1 har vist, at der er arbejdsmiljøproblemer i virksomheden, skal disse beskrives, og du skal vurdere, hvordan disse kan løses.
Ved beskrivelsen af problemerne er det vigtigt, at du beskriver problemernes art, alvor og omfang, samt hvad årsagen til problemerne er, og hvilke løsninger, som er de bedste.
Når I beskriver løsningerne, bør I være opmærksomme på, om løsningerne kan forebygge, at problemet opstår igen, at løsningerne rettes mod årsagen til problemerne, at løsningerne beskytter så mange som muligt, at I forsøger at skifte farligt eller belastende problemer ud med mindre eller helt ufarlige og ikke-belastende, og om arbejdet kan tilpasses medarbejderne på en mere hensigtsmæssig måde.
I løsningsarbejdet er det vigtigt - og ofte meget anvendeligt - at I lytter til jeres arbejdsmiljøorganisation/medarbejderne. Det er dem, som oplever problemerne, og måske allerede har tænkt på mulige løsninger.
Fase 3: Inddragelse af virksomhedens sygefravær
Da sygefravær kan skyldes problemer med arbejdsmiljøet er det vigtigt, at I inddrager sygefraværet i APV-processen - dette uanset om I under punkt 1 har konstateret, at der ikke er nogle arbejdsmiljøproblemer.
I skal kigge på det overordnede sygefravær i virksomheden, og tage stilling til, om forhold i arbejdsmiljøet kan være årsag til fraværet.
Arbejdsmiljøloven stiller ikke specifikke krav om, hvordan sygefraværet inddrages i APV'en, men I bør vælge en måde, som passer bedst til virksomheden. Ofte vil det give bedst mening at kigge på sygefraværet for forskellige arbejdssteder, da I godt kan have et generelt lavt sygefravær, men at man ved en nærmere undersøgelse kan konstatere, at sygefraværet for et specifikt arbejdssted er meget højt. Det kan også være, at sygefraværet hænger sammen med specifikke stillinger.
Skab jer et overblik omkring sygefraværets overordnede fordeling, da det kan skabe grundlag for at vurdere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, som kan ændres for at forebygge sygefraværet.
Denne fase skal altid gennemføres.
Fase 4: Proritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
På nuværende tidspunkt har I kortlagt eventuelle problemer samt fundet løsningerne på disse. I denne fase skal I lave en handlingsplan, hvor I beskriver de kortlagte problemer og de valgte løsninger, samt tidshorisonten herfor. Sørg for at lave tidsplanen så realistisk, som muligt.
Skriv ned, hvem der er ansvarlig for at løse hvilke problemer.
Det næste skridt er at foretage en prioritering af rækkefølge for løsning af problemerne, hvis de ikke kan løses med det samme.
Problemer, som kan løses med det samme, bør bliver håndteret straks.
Det er en god idé, at I løbende informerer resten af virksomheden, når problemerne er blevet løst, og hvilket problem der er næste på prioritetslisten.
I øvrigt er det vigtigt, hvis der er konstateret problemer, som kan medføre akut fare for medarbejdernes sikkerhed eller sundhed, at du straks træffer foranstaltninger, som kan fjerne faren eller i hvert fald reducere denne til et acceptabelt niveau, indtil en mere permanent løsning kan gennemføres.
Fase 5: Retningslinjer for opfølgning på handllingsplanen
Den sidste fase er, at du som virksomhed skal sikre dig, at handlingsplanen rent faktisk også gennemføres.
Skriv ned, hvem der er ansvarlig for de enkelte punkter, herunder for så vidt angår overvågning af, om de valgte løsninger har en effekt, og om den nedskrevne handlingsplan skal revideres.
Straffen - hvis APV ej laves
Hvis du som arbejdsgiver ikke laver APV'en, opfylder du ikke dine forpligtelser efter arbejdsmiljøloven, og kan dermed risikere at blive pålagt bøde- eller fængelsstraf.
Vores bistand
Hos SelskabsAdvokaterne er vi specialister i ansættelsesret, og bistår gerne med udarbejdelse, gennemførelse eller håndtering af tvister i relation til APV'en. Vi bistår naturligvis også med øvrig rådgivning omkring ansættelsesretten.
Har du brug for rådgivning er du meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen advokat@selskabsadvokaterne.dk.
