Funktionær eller ej?

Funktionær eller ej?

Læs mere her
Gode råd inden du opsiger en medarbejder

Gode råd inden du opsiger en medarbejder

Læs mere her
Ansættelse af udenlandske statsborgere

Ansættelse af udenlandske statsborgere

Læs mere her
Ny lov om ansættelsesklausuler

Ny lov om ansættelsesklausuler

Læs mere her
Forrige
Næste

Håndtering af en fratrådt medarbejders e-mail konto

Når en medarbejder fratræder sin stilling, er der en masse forskellige ting, man som arbejdsgiver skal være opmærksom på. Det er selvfølgelig de naturlige følger af medarbejderens fratræden -uanset om medarbejderen er blevet opsagt eller selv har sagt op - herunder om, og i givet fald hvilken information de øvrige medarbejdere, samarbejdspartnere m.v. skal have i forhold til medarbejderens fratræden.

Men – ved du egentlig, hvad du må i forhold til behandling af en fratrådt medarbejders e-mail konto? Hvis ikke, så læs denne artikel, som giver dig et kort overblik over, hvordan du bør og må agere.

Din anvendelse af en fratrådt medarbejders personlige e-mailadresse anses for behandling af personoplysninger.

Da der er tale om håndtering af personoplysninger, skal du være varsom med, hvordan du agerer.

Datatilsynet har fastsat retningslinjer for, hvordan du må og bør anvende den fratrådte medarbejders e-mail i tilfælde af, at der ikke er indgået nogen anden konkret aftale mellem dig og medarbejderen.

Datatilsynets vejledning indeholder blandt andet, at:

1. Du hurtigst muligt efter medarbejderens fratræden skal fjerne medarbejderens personlige oplysninger (herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer og billede) fra virksomhedens hjemmeside samt eventuelle øvrige offentlige registre, hvoraf medarbejderens oplysninger fremgår.

2. E-mail kontoen kun må holdes aktiv i en periode (maksimalt 12 måneder), der er så kort som mulig. Hvad der forstås med ”så kort som muligt” er ikke nærmere defineret af Datatilsynet, men det fremgår af retningslinjerne, at der skal tages hensyn til medarbejderens stilling og funktion.

3. Du snarest muligt efter medarbejderen er fratrådt (og medarbejderen derfor ikke længere har adgang til e-mail kontoen), skal sætte et auto-svar på e-mailadressen med besked om, at medarbejderen er fratrådt. Du kan i auto-svaret med fordel overveje at angive, hvortil vedkommende i stedet kan sende sin henvendelse.

4. Kun én eller ganske få medarbejdere bør have adgang til den fratrådte medarbejders e-mail konto.

5. E-mail kontoen må kun anvendes til at modtage e-mails, og ikke afsende e.-mails. Som undtagelse hertil bemærkes det dog, at man gerne må benytte e-mail kontoen til at videresende private mails til medarbejderens private e-mail konto.

Som arbejdsgiver anbefales det, at du i virksomhedens personalehåndbog redegør for, hvordan virksomheden håndterer en fratrådt medarbejders e-mail konto – herunder for at sikre dig, at der er klarhed om dette forhold på et tidligt tidspunkt.

Det anbefales tillige, at man allerede i forbindelse med medarbejderens fratræden drøfter håndteringen af medarbejderens e-mail konto med medarbejderen, herunder i forhold til, om medarbejderen ønsker, at private e-mails videresendes til medarbejderens private e-mailadresse.

Konklusion

Medmindre du har lavet en særlig aftale med medarbejderen, bør du iagttage ovenstående punkt 1-4 ved håndtering af en fratrådt medarbejders e-mail konto. Det anbefales, at virksomhedens politik for håndtering af medarbejderens e-mailadresse efter dennes fratræden fremgår af selskabets personalehåndbog, således, at medarbejderen kan gøre sig bekendt hermed.

Hos SelskabsAdvokaterne ApS er vi specialister i ansættelsesret, og du er naturligvis meget velkommen til at kontakte os på tlf. 45 23 00 10 eller mailadressen: advokat@selskabsadvokaterne.dk for en nærmere uforpligtende drøftelse af din retsstiling, uanset om du har brug for bistand til udarbejdelse af en personalehåndbog eller bistand til håndtering af en efterfølgende tvist om virksomhedens brug/anvendelse af den fratrådte medarbejders e-mail konto.

Rådgivning ydes af kyndige advokater

Ansættelse af medarbejder

I dette TV-program giver advokat Troels Wenzel Østergaard sammen med direktør Per Elmgaard Rasmussen et unikt indblik i hvordan en virksomhed tænker når de skal ansætte en medarbejder, hvordan de læser en ansøgning, hvilke vilkår virksomheden syntes er de vigtigste i en ansættelseskontrakt samt hvordan der sker en udvælgelse af kandidater Du kan læse mere om de øvrige programmer i serien SelskabsAdvokaten fra dk4: her Du er altid velkommen til at kontakte advokat Troels Wenzel Østergaard eller Michella Friis Grome for en uformel drøftelse om ansættelse af medarbejdere i din virksomhed på telefon 45 23 00 10....

Direktørkontrakt - indgåelse og fortolkning

Rådgivning om direktørkontrakt, direktørkontrakter, indgåelse af direktørkontrakt, opsigelse af direktørkontrakt og fratrædelsesaftaler....

Artikel: Opsigelse af gravid eller medarbejder på barsel

Der er en udbredt misforståelse på det danske arbejdsmarked om, at du som arbejdsgiver ikke må opsige en gravid eller en medarbejder på barsel. Dette er ikke sandt – du kan opsige en gravid eller en medarbejder på barsel på samme vis som øvrige medarbejdere....

Læs hele artiklen

Artikel: De første skridt mod en ny ferielov

Den 31. august 2015 nedsatte den daværende regering et Ferielovsudvalg, som skulle se nærmere på den danske ferielov. Udvalget havde til formål at komme med forslag til en ny ferielov, som tager hensyn til Danmarks internationale forpligtelser, og være nemmere at overskue og enklere at administrere end den nuværende ferielov....

Læs hele artiklen

Michella Friis Grome

Advokatfuldmægtig

45 23 00 10
eller jeg kan kontakte dig senere
Ring mig op
Andet

Opsigelse af gravid eller medarbejder på barsel

Der er en udbredt misforståelse på det danske arbejdsmarked om, at du som arbejdsgiver ikke må opsige ...»

De første skridt mod en ny ferielov

Den 31. august 2015 nedsatte den daværende regering et Ferielovsudvalg, som skulle se nærmere på den ...»

Erhvervsadvokat

SelskabsAdvokaterne er erhvervsadvokater der yder specialiseret juridisk rådgivning til virksomheder, ...»

Saglig og proportional afskedigelse af tjenestemand

HØJESTERETS DOM afsagt fredag den 18. august 2017 Sag 279/2016 (1. afdeling) Danmarks Jurist- og Økonomforbund ...»

Medarbejder havde krav på andel af bonus - selvom fratræden før bonusperiodens udløb

HØJESTERETS DOM afsagt fredag den 30. juni 2017 Sag 134/2016 (2. afdeling) Agilent Technologies Denmark ...»

Vi er medlemmer af